Suppliers Development and Evaluation Procedure (সরবরাহকারীদের উন্নয়ন ও মূল্যায়নের পদ্ধতি)

Suppliers Development and Evaluation Procedure (সরবরাহকারীদের উন্নয়ন ও মূল্যায়নের পদ্ধতি)

1. Purpose:

This procedure is formulated to assess suppliers newly developed and in use, as well as those supplying raw materials and accessories designated by customers, so as to ensure that suppliers are qualified to always provide products in accordance with laws and regulations and customers’ product specifications and quality standards.

উদ্দেশ্য:

এই পদ্ধতিটি নতুন বিকশিত এবং ব্যবহারে সরবরাহকারীদের পাশাপাশি গ্রাহকরা কর্তৃক নির্ধারিত কাঁচামাল এবং আনুষাঙ্গিক সরবরাহকারী সরবরাহকারীদের মূল্যায়ন করার জন্য তৈরি করা হয়েছে, যাতে সরবরাহকারীরা সর্বদা আইন ও বিধিমালা এবং গ্রাহকদের পণ্য বিবরণী অনুযায়ী পণ্য সরবরাহের জন্য উপযুক্ত কিনা তা নিশ্চিত করা যায় এবং আদর্শ মান ।

2. Scope:

This procedure is applicable to the evaluation and selection of suppliers providing production materials, accessories, fixed assets, services, and suppliers designated by customers.

ব্যাপ্তি:

এই পদ্ধতিটি উত্পাদন উপকরণ, আনুষাঙ্গিক, স্থায়ী সম্পদ, পরিষেবা এবং গ্রাহকদের দ্বারা মনোনীত সরবরাহকারী সরবরাহকারী সরবরাহকারীর মূল্যায়ন ও নির্বাচনের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য ।

3. Definition: Nil

সংজ্ঞা: নীল

4. Responsibility:

4.1 Vendor Assessment Team is led by the Manager of the Purchasing Department and members including representatives from the Technical Department and Quality Department. The team is responsible for investigating and evaluating all suppliers used by the company.

4.2 Purchasing Department is responsible for assessing suppliers’ delivery, production capacity, coordination, and credit.

4.3 Technical Department takes responsibility for evaluating the supplier's technical and equipment capabilities and providing technical guidance to suppliers.

4.4 Quality Department is responsible for evaluating supplier's quality assurance ability and statistical analysis of quality data and accessing supplier's ability handling the issues related to environmental protection.

4.5 The General Manager is responsible for approving the qualification of Suppliers.

দায়িত্ব:

৪.১ বিক্রেতার মূল্যায়ন দলের নেতৃত্ব ক্রয় বিভাগের ব্যবস্থাপক এবং প্রযুক্তিগত বিভাগ এবং গুণ বিভাগের প্রতিনিধি সহ সদস্যদের দ্বারা পরিচালিত হয়। দলটি সংস্থা দ্বারা ব্যবহৃত সমস্ত সরবরাহকারীদের তদন্ত এবং মূল্যায়নের জন্য দায়বদ্ধ

৪.২ ক্রয় বিভাগ সরবরাহকারীদের সরবরাহ, উত্পাদন ক্ষমতা, সমন্বয় এবং creditণ মূল্যায়নের জন্য দায়বদ্ধ ।

৪.৩ প্রযুক্তি সরবরাহকারী সরবরাহকারীর প্রযুক্তিগত এবং সরঞ্জামের সক্ষমতা মূল্যায়ন এবং সরবরাহকারীদের প্রযুক্তিগত দিকনির্দেশনা দেওয়ার জন্য দায়িত্ব গ্রহণ করে ।

৪.৪ গুণমান বিভাগ বিভাগ সরবরাহকারীর গুণগত মান নিশ্চিতকরণের ক্ষমতা এবং মানের তথ্য সম্পর্কিত পরিসংখ্যানগত বিশ্লেষণ এবং পরিবেশ রক্ষার সাথে সম্পর্কিত বিভিন্ন সমস্যা সমাধানের জন্য সরবরাহকারীর সক্ষমতার অ্যাক্সেসের জন্য দায়বদ্ধ ।

৪.৫ সরবরাহকারীদের যোগ্যতা অনুমোদনের জন্য জেনারেল ম্যানেজার দায়বদ্ধ ।

5. Procedure:

5.1 Application for New Materials

5.1.1 Departments needing new materials including new yarn for trial production shall fill in the application form and provide relevant samples, drawings and technical documents required to the purchasing department for purchase.

5.1.2 Having received the relevant technical data or samples of new products and materials from customers and relevant personnel, Technical Department shall transfer them to the Purchasing Department within one working day so that the purchaser has enough lead-time to find the supply resources.

পদ্ধতি:

৫.১ নতুন পদার্থের জন্য আবেদন

৫.১.১ ট্রায়াল উত্পাদনের জন্য নতুন সুতা সহ নতুন উপকরণগুলির প্রয়োজনীয় বিভাগগুলি আবেদন ফর্মটি পূরণ করবে এবং ক্রয়ের জন্য ক্রয় বিভাগকে প্রয়োজনীয় প্রাসঙ্গিক নমুনা, অঙ্কন এবং প্রযুক্তিগত নথি সরবরাহ করবে ।

৫.১.২ গ্রাহক এবং প্রাসঙ্গিক কর্মীদের কাছ থেকে প্রাসঙ্গিক প্রযুক্তিগত ডেটা বা নতুন পণ্য ও উপকরণের নমুনাগুলি প্রাপ্ত হওয়ার পরে, প্রযুক্তি বিভাগ তাদের এক কার্যদিবসের মধ্যে ক্রয় বিভাগে স্থানান্তর করবে যাতে ক্রেতার সরবরাহের সংস্থানগুলি সন্ধানের জন্য পর্যাপ্ত সময় থাকতে পারে ।

5.2 Preparation for Development suppliers of in-use materials

When the purchasing department requests the technical data or sample and material specifications from the technical department, the technical department shall provide a complete copy of the original technical data and appendix to ensure that the normal work of the purchasing department in developing suppliers.

৫.২ ব্যবহারের উপকরণগুলির বিকাশ সরবরাহকারীদের জন্য প্রস্তুতি

ক্রয় বিভাগ যখন প্রযুক্তিগত বিভাগের কাছ থেকে প্রযুক্তিগত ডেটা বা নমুনা এবং উপাদানগুলির স্পেসিফিকেশনগুলির জন্য অনুরোধ করে তখন সরবরাহকারীদের ক্রয় বিভাগের সাধারণ কাজ নিশ্চিত করার জন্য প্রযুক্তিগত বিভাগটি মূল প্রযুক্তিগত তথ্য এবং পরিশিষ্টের একটি সম্পূর্ণ অনুলিপি সরবরাহ করবে ।

5.3 Supplier Development

5.3.1 The Purchasing Department collects all kinds of material manufacturers according to a material category, screens and contacts suppliers interested.

5.3.2 The suppliers interested will be required to complete the Supplier Questionnaire and return it.

5.3.3 After classifying and choosing the best according to the scale of the manufacturer, general situation of technology and equipment, production capacity, management level, quality system, price and other important indicators, an assessment team will be organized to conduct the evaluation and go to the supplier factory to perform on-site assessment when necessary.

৫.৩ সরবরাহকারী উন্নয়ন

৫.৩.১ ক্রয় বিভাগ একটি উপাদান বিভাগ, পর্দা এবং পরিচিতি সরবরাহকারীদের আগ্রহ অনুসারে সমস্ত ধরণের উপাদান প্রস্তুতকারক সংগ্রহ করে ।

৫.৩.২ সরবরাহকারীদের আগ্রহী সরবরাহকারীদের সরবরাহকারীর প্রশ্নাবলী সম্পূর্ণ করতে এবং এটি ফিরিয়ে আনতে হবে ।

৫.৩.৩ নির্মাতার স্কেল, প্রযুক্তি এবং সরঞ্জামগুলির সাধারণ পরিস্থিতি, উত্পাদন ক্ষমতা, পরিচালন স্তর, মান ব্যবস্থা, মূল্য এবং অন্যান্য গুরুত্বপূর্ণ সূচকগুলি অনুযায়ী সর্বোত্তম শ্রেণিবদ্ধকরণ এবং নির্বাচনের পরে, মূল্যায়ন পরিচালনা করার জন্য একটি মূল্যায়ন দল গঠন করা হবে এবং সরবরাহকারী কারখানায় সাইটে প্রয়োজনে মূল্যায়ন করতে যান ।

5.4 Suppliers Evaluation

5.4.1 The preliminary evaluation plan shall be prepared one week before the evaluation is implemented in the suppliers selected by the Purchasing Department.

5.4.2 Preliminary evaluation: The evaluation team comprehensively evaluate the suppliers recommended by the Purchasing Department, give out the supplier rating and fills in the Supplier Evaluation Form. And the results will be kept as preliminary data:

Supplier Rating:

a. Grade A (>86), excellent;

b. Grade B: the points between 70 and 85, qualified;

c. Grade C: the points between 60 and 69, acceptable;

d. Grade D: the points less than 59, eliminated;

5.4.3 Sampling: the purchasing department notifies the supplier who has passed the preliminary evaluation of sampling. In case of technical problems, the purchasing department will inform the technical department to communicate with the supplier’s engineers and technicians, and the purchasing department will be informed with the communication results so as to track the progress.

5.4.4 Material used will be confirmed by the technical department.

5.4.5 The samples prepared by the supplier will be inspected together by the technical department and the quality department, the technical department providing technical support and the quality department inspecting and confirming whether the samples are acceptable.

5.4.6 The purchasing department includes the qualified suppliers in the "Green Qualified Suppliers List" after preliminary evaluation and sampling confirmation, which takes effect after approval by the General Manager.

5.4.7 The List of Green Qualified Suppliers is updated regularly every three months by the Purchasing Department.

৫.৪ সরবরাহকারী মূল্যায়ন

৫.৪.১ ক্রয় বিভাগ দ্বারা নির্বাচিত সরবরাহকারীদের মধ্যে মূল্যায়ন কার্যকর হওয়ার এক সপ্তাহ আগে প্রাথমিক মূল্যায়ন পরিকল্পনা প্রস্তুত করা হবে।

৫.৪.১ প্রাথমিক মূল্যায়ন: মূল্যায়ন দল ক্রয় বিভাগ দ্বারা প্রস্তাবিত সরবরাহকারীদের ব্যাপকভাবে মূল্যায়ন করে, সরবরাহকারী রেটিং দেয় এবং সরবরাহকারী মূল্যায়ন ফর্মটি পূরণ করে। এবং ফলাফলগুলি প্রাথমিক তথ্য হিসাবে রাখা হবে:

সরবরাহকারী রেটিং:

ক। গ্রেড এ (> ৮৬), দুর্দান্ত;

খ। গ্রেড বি: ৭০ এবং ৮৫ এর মধ্যে পয়েন্টগুলি যোগ্য;

গ। গ্রেড সি: ৬০ এবং ৬৯ এর মধ্যে পয়েন্টগুলি গ্রহণযোগ্য;

ঘ। গ্রেড ডি: পয়েন্টগুলি কম ৫৯, বাদ;

৫.৪.৩ নমুনা: ক্রয় বিভাগ স্যাম্পলিংয়ের প্রাথমিক মূল্যায়ন পাস করেছে এমন সরবরাহকারীকে অবহিত করে। প্রযুক্তিগত সমস্যার ক্ষেত্রে, ক্রয় বিভাগ সরবরাহকারী প্রকৌশলী এবং প্রযুক্তিবিদদের সাথে যোগাযোগের জন্য প্রযুক্তি বিভাগকে অবহিত করবে এবং ক্রয় বিভাগটি যোগাযোগের ফলাফলের সাথে অবহিত হবে যাতে অগ্রগতি ট্র্যাক করা যায় ।

৫.৪.৪ উপাদান ব্যবহৃত প্রযুক্তিগত বিভাগ দ্বারা নিশ্চিত করা হবে ।

৫.৪.৫ সরবরাহকারীর দ্বারা প্রস্তুত নমুনাগুলি প্রযুক্তি বিভাগ এবং মান বিভাগ, প্রযুক্তিগত সহায়তা সরবরাহকারী প্রযুক্তি বিভাগ এবং মানের বিভাগ পরিদর্শন করে এবং নমুনাগুলি গ্রহণযোগ্য কিনা তা নিশ্চিত করে একসাথে পরিদর্শন করবে ।

৫.৪.৬ ক্রয় বিভাগ প্রাথমিক মূল্যায়ন এবং নমুনা নিশ্চিতকরণের পরে "সবুজ যোগ্য সরবরাহকারী সরবরাহকারী তালিকায়" যোগ্য সরবরাহকারীদের অন্তর্ভুক্ত করে, যা জেনারেল ম্যানেজারের অনুমোদনের পরে কার্যকর হয় ।

৫.৪.৭ সবুজ যোগ্য সরবরাহকারীদের তালিকা ক্রয় বিভাগ দ্বারা প্রতি তিন মাসে নিয়মিত আপডেট করা হয় ।

5.5 Assessment of Qualified Suppliers

The company must access supplier in the respect of quality, delivery, cost, and compliance. The supplier approval process must confirm the following:

a. Specifications of products/services, RBRS (Rules) of business contracts;

b. Quality standards (internal test report, third-party test report, conformity statement, analysis, and certification);

c. The products, materials, and services they provide shall be guaranteed in the safety, legitimacy, and quality because these respects of final products will be impacted, and it shall be guaranteed whether they meet the safety and regulatory requirements of the customers’ country.

d. The supplier shall hold and present a statement of conformity with its products and services.

5.5.1 The evaluation team shall assess the qualified suppliers once a year. According to the Supplier Assessment Form, the evaluation team comprehensively assesses the suppliers' quality, technology, price, delivery time and coordination, etc.

5.5.2 Before the annual assessment, the purchasing department shall regularly collect and analyze each supplier’s data of quality, price, delivery time and coordination, etc. at each time the supplier is used. And these data will constitute an important part in the annual assessment results. If any supplier cannot deliver the products on time with acceptable quality in three consecutive shipments, its qualification will be suspended until the annual assessment. During the suspension period, no purchasing shall be made with this supplier.

5.5.3 The total score of the assessment is 100 points. The suppliers with less than 60 points are unqualified and will be deleted from the Green List of Qualified Suppliers. The purchasing department will notify those with less than 70 points to rectify the issues within three months; those with more than 70 points in the re-assess will complete the rectification. If the score still cannot reach 70 or more after three rectifications, the suppliers will be deleted from the Green List of Qualified Suppliers. Suppliers with 70-85 points will be classified as qualified, and beyond 85 will be excellent.

5.5.4 Purchasing Department will be tracking the improvement effect of unqualified suppliers. Those who are still unqualified will be eliminated. Those who are qualified after re-assess will be re-listed in the Green List of Qualified Suppliers.

5.5.5 The survey and evaluation and assessment records of all suppliers must be kept for more than five years.

৫.৫ যোগ্য সরবরাহকারীদের মূল্যায়ন

সংস্থাকে অবশ্যই সরবরাহকারীকে গুণমান, বিতরণ, ব্যয় এবং সম্মতির ক্ষেত্রে অ্যাক্সেস করতে হবে । সরবরাহকারী অনুমোদনের প্রক্রিয়া অবশ্যই নিম্নলিখিতটি নিশ্চিত করতে হবে:

ক। পণ্য চুক্তিগুলির পণ্য / পরিষেবার স্পেসিফিকেশন, আরবিআরএস (বিধি);

খ। গুণমানের মান (অভ্যন্তরীণ পরীক্ষার রিপোর্ট, তৃতীয় পক্ষের পরীক্ষার রিপোর্ট, সঙ্গতিপূর্ণ বিবৃতি, বিশ্লেষণ এবং শংসাপত্র);

গ। তারা যে পণ্য, উপকরণ এবং পরিষেবাদি সরবরাহ করে সেগুলি সুরক্ষা, বৈধতা এবং গুণমানের নিশ্চয়তা পাবে কারণ চূড়ান্ত পণ্যগুলির এই সম্মানগুলি প্রভাবিত হবে এবং তারা গ্রাহকদের দেশের সুরক্ষা এবং নিয়ন্ত্রকের প্রয়োজনীয়তা মেটাবে কিনা তার নিশ্চয়তা দেওয়া হবে ।

ঘ। সরবরাহকারী তার পণ্য এবং পরিষেবাগুলির সাথে সামঞ্জস্যের একটি বিবৃতি ধারণ করবে এবং উপস্থাপন করবে ।

৫.৫.১ মূল্যায়ন দলটি বছরে একবার যোগ্য সরবরাহকারীদের মূল্যায়ন করবে । সরবরাহকারী মূল্যায়ন ফর্ম অনুসারে, মূল্যায়ন দল সরবরাহকারীদের গুণমান, প্রযুক্তি, দাম, বিতরণের সময় এবং সমন্বয় ইত্যাদি ব্যাপকভাবে মূল্যায়ন করে ।

৫.৫.২ বার্ষিক মূল্যায়নের আগে, ক্রয় বিভাগ নিয়মিত প্রতিটি সরবরাহকারীর গুণমান, দাম, ডেলিভারি সময় এবং সমন্বয় ইত্যাদির প্রতিটি সময় সরবরাহকারীর ব্যবহৃত তথ্য সংগ্রহ ও বিশ্লেষণ করবে। এবং এই তথ্যগুলি বার্ষিক মূল্যায়ন ফলাফলের একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ গঠন করবে। যদি কোনও সরবরাহকারী টানা তিনটি শিপমেন্টে গ্রহণযোগ্য মানের সাথে সময়মত পণ্য সরবরাহ করতে না পারে তবে তার যোগ্যতা বার্ষিক মূল্যায়ন পর্যন্ত স্থগিত করা হবে। স্থগিতাদেশের সময়কালে, এই সরবরাহকারী সাথে কোনও ক্রয় করা হবে না ।

৫.৫.৩ মূল্যায়নের মোট স্কোর ১০০ পয়েন্ট । পয়েন্টের কম সরবরাহকারী সরবরাহকারী অযোগ্য এবং এগুলি যোগ্য সরবরাহকারীদের সবুজ তালিকা থেকে মুছে ফেলা হবে। ক্রয় বিভাগ ৭০ টিরও কম সংখ্যক ব্যক্তিকে তিন মাসের মধ্যে সমস্যার সমাধানের জন্য অবহিত করবে; পুনরায় মূল্যায়নে ৭০ টিরও বেশি পয়েন্টযুক্ত তারা সংশোধন সম্পন্ন করবেন । তিনটি সংশোধন করার পরেও যদি স্কোরটি ৭০ বা তার বেশি পৌঁছতে না পারে তবে সরবরাহকারীরা যোগ্য সরবরাহকারীদের সবুজ তালিকা থেকে মুছে ফেলা হবে। ৭০-৮৫ পয়েন্ট সহ সরবরাহকারীদের যোগ্য হিসাবে শ্রেণীবদ্ধ করা হবে এবং ৮৫ এরও বেশি দুর্দান্ত হবে ।

৫.৫.৪ ক্রয় বিভাগ অযোগ্য সরবরাহকারীদের উন্নতি প্রভাবের উপর নজর রাখবে। যারা এখনও অযোগ্য রয়েছেন তাদের নির্মূল করা হবে । যাঁরা পুনরায় মূল্যায়ন করার পরে যোগ্য হয়েছেন তাদের যোগ্যতা সরবরাহকারীদের গ্রিন তালিকায় পুনরায় তালিকাভুক্ত করা হবে ।

৫.৫.৫ সমস্ত সরবরাহকারীদের জরিপ এবং মূল্যায়ন এবং মূল্যায়নের রেকর্ড পাঁচ বছরেরও বেশি সময় ধরে রাখতে হবে ।

5.6 Provisional Supplier Confirmation

5.6.1 For the materials customers needing urgently, the technical department has confirmed the samples qualified and the quality department also has confirmed the quality acceptable, but the company fails to go to the supplier factory for on-site evaluation, the purchasing department will include these suppliers in the Provisional Supplier List.

5.6.2 The Provisional Supplier List is only valid for three months. Within these three months, the Purchasing Department shall lead the representatives from Quality Department and the Technical Department to conduct the on-site evaluation in the supplier’s factory. If the result is more than 70 points, the supplier will be transferred into the Green List of Qualified Supplier.

৫.৬ অস্থায়ী সরবরাহকারী নিশ্চিতকরণ

৫.৬.১ গ্রাহকদের তাত্ক্ষণিকভাবে প্রয়োজনীয় উপকরণগুলির জন্য, প্রযুক্তি বিভাগ বিভাগীয় নমুনাগুলির যোগ্যতা নিশ্চিত করেছে এবং মান বিভাগটিও মান গ্রহণযোগ্যতার বিষয়টি নিশ্চিত করেছে, তবে সংস্থাটি সাইটে মূল্যায়নের জন্য সরবরাহকারী কারখানায় যেতে ব্যর্থ হয়েছে, ক্রয় বিভাগটি অন্তর্ভুক্ত করবে অস্থায়ী সরবরাহকারী তালিকায় এই সরবরাহকারীরা ।

৫.৬.১ অস্থায়ী সরবরাহকারী তালিকা কেবল তিন মাসের জন্য বৈধ। এই তিন মাসের মধ্যে, ক্রয় বিভাগের সরবরাহকারী কারখানায় সাইট মূল্যায়ন করার জন্য গুণমান বিভাগ এবং প্রযুক্তি বিভাগের প্রতিনিধিদের নেতৃত্ব দেবে। ফলাফল যদি ৭০ পয়েন্টের বেশি হয় তবে সরবরাহকারী যোগ্য সরবরাহকারীদের সবুজ তালিকায় স্থানান্তরিত হবে ।

5.7 Record Maintenance

Purchasing Department will keep and maintain the evaluation and assessment records in accordance with the Records Control Procedure.

৫.৭ রেকর্ড রক্ষণাবেক্ষণ

ক্রয় বিভাগ রেকর্ডস নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়া অনুসারে মূল্যায়ন এবং মূল্যায়নের রেকর্ড রাখবে এবং বজায় রাখবে ।

6. Supporting Documents:

6.1 Record Control Procedure

সমর্থনকারী কাগজপত্র:

৬.১ রেকর্ড নিয়ন্ত্রণের পদ্ধতি

7. Records:

Supplier Evaluation Form

Supplier Annual Assessment Form

Green List of Qualified Supplier