Store Quality Control Procedure

1.0 PURPOSE:

To maintain a simplified, organized system of monitoring goods received, proper handling & safe storage of the same in the store and maintaining accurate records of all related documents needed in performing those duties.

উদ্দেশ্য:

স্টোরগুলিতে প্রাপ্ত সামগ্রীর নিরীক্ষণ ব্যবস্থা, পরিচালনা করা ও সঠিক সংরক্ষণের সহজতর, সংগঠিত ব্যবস্থা বজায় রাখা এবং সেই দায়িত্বগুলি সম্পাদনের জন্য প্রয়োজনীয় সমস্ত নথিগুলির সঠিক রেকর্ড বজায় রাখা।

2.0 SCOPE:

All raw materials & accessories are received & stored inappropriate way and issues of them so that quality products can be produced.

ব্যাপ্তি:

সমস্ত কাঁচামাল এবং আনুষাঙ্গিকগুলি যথাযথ উপায়ে এবং এগুলিতে ইস্যু করা এবং সংরক্ষণ করা হয় যাতে মানের পণ্য উত্পাদন করা যায়।

3.0 DEFINITION:

None

4.0 RESPONSIBILITY:

The Manager, Store is responsible for directing all the activities relating to this instruction.

দায়িত্ব

ব্যবস্থাপক, স্টোর এই নির্দেশাবলী সম্পর্কিত সমস্ত কার্যক্রম পরিচালনার জন্য দায়বদ্ধ।

5.0 PROCEDURE:

5.1 Receiving Goods:

5.1.1 Goods, mainly fabric, Accessories & Machinery parts, are to be checked & verified against a Purchase Order or Proforma Invoice.

5.1.2 Upon receipt, they are to be checked against the Truck Challan/ Delivery Challan.

5.1.3 If any broken or damaged cartons are received, a notification has to be made on the Truck Challan and the Merchandising Department and C&F agent has to be informed about the same so that appropriate action can be taken to avoid a future recurrence of the same.

5.1.4 After receiving the goods, they are unloaded in a pre-determined location where they will be stacked prior to fabric inspection.

5.1.5 The Quality Control Department, Fabric Inspectors will carry out an inspection of a minimum of 10% of the goods received covering all colors or as per AQL 2.5.

5.1.6 After the goods have passed the inventory process, they are stored in a designated location.

5.1.7 The stock ledger is to be updated & Bin Card is to be prepared and input into the computer is made.

5.1.8 A Trim Card/Swatch the card is to be prepared upon completion of the inventory.

5.2 Issue

5.2.1 As soon as the Trim card is prepared and approved by the Buying Merchandiser, Fabric can be issued to the Cutting section.

5.2.2 Thread is issued to the production lines as per the approved consumption or production plan.

5.2.3 Sewing accessories such as main label, care label, etc. are issued to the production line as per cutting order/style quantity.

5.2.4 Finishing Accessories such as hangtags, poly bags, etc. are issued to the Finishing Department as per the cutting report.

5.2.5 Stationary & other consumables and machinery parts are issued after approval to the concerned departments from the Stationery & Machinery Parts store.

5.2.6 Goods are issued as per the production plan.

5.3 Handling and Storage Instruction

5.2.7 All the Buttons & Zippers are checked and counted after being segregated by color & by different length measurements. They are kept under lock and key to avoid misuse or misappropriation.

5.2.8 Stationary items are kept on suitable storage racks in the stationery store.

5.2.9 All accessories are segregated by buyer and style and kept in pre-determined areas for easy reference and quick supply.

5.2.10 Pallets are used to ensure that fabric is stored properly and will not be damaged in the event any unforeseen circumstances arise.

5.2.11 All the stacked fabric is covered to protect the same from dust or flying insects.

5.2.12 In the event, there is a shortage of merchandise received, or not of the correct specification as per requirement, the Merchandiser, Factory The manager & The Chairman are to be informed immediately.

5.4 Stock Condition Assessment:

5.2.13 Condition of stock in-store is assessed style-wise shipment basis.

5.2.14 Any item found damaged or deteriorated is segregated in the rejected goods area and disposed of accordingly.

5.2.15 Concerned Departmental Heads are consulted to assess if the goods can be used or not.

5.2.16 List of obsolete/unusable items is prepared and submitted to The Deputy Managing Director for disposal.

পদ্ধতি:

5.1 পণ্য গ্রহণ:

5.1.1 ক্রয় আদেশ বা প্রোফর্মমা চালানের বিপরীতে জিনিসপত্র, প্রধানত ফ্যাব্রিক, আনুষাঙ্গিক এবং যন্ত্রপাতি যন্ত্রাংশগুলি যাচাই বাছাই করা হয়।

প্রাপ্তির পরে তাদের ট্রাক চালান / ডেলিভারি চালানের বিরুদ্ধে চেক করতে হবে।

৫.১.৩ যদি কোনও ভাঙ্গা বা ক্ষতিগ্রস্থ কার্টনগুলি পাওয়া যায়, ট্রাক চালান সম্পর্কে একটি প্রজ্ঞাপন জারি করতে হবে এবং মার্চেন্ডাইজিং বিভাগ এবং সিএন্ডএফ এজেন্টকে একই বিষয়ে অবহিত করতে হবে যাতে ভবিষ্যতে পুনরাবৃত্তি এড়াতে যথাযথ ব্যবস্থা নেওয়া যেতে পারে একই।

5.1.4 পণ্য গ্রহণের পরে, তারা একটি পূর্ব নির্ধারিত স্থানে লোড করা হয় যেখানে ফ্যাব্রিক পরিদর্শন করার আগে তাদের স্ট্যাক করা হবে।

৫.১.৫ গুণমান নিয়ন্ত্রণ বিভাগ, ফ্যাব্রিক ইন্সপেক্টররা ন্যূনতম 10% সামগ্রীর সমস্ত রঙের আচ্ছাদন বা AQL 2.5 অনুযায়ী প্রাপ্ত সামগ্রীর একটি পরিদর্শন করবেন।

5.1.6 পণ্যগুলি ইনভেন্টরি প্রক্রিয়াটি পাস করার পরে, তারা একটি নির্ধারিত স্থানে সংরক্ষণ করা হয়।

5.1.7 স্টক লেজারটি আপডেট করতে হবে এবং বিন কার্ড প্রস্তুত করতে হবে এবং কম্পিউটারে ইনপুট তৈরি করতে হবে।

5.1.8 ইনভেন্টরি শেষ হওয়ার পরে একটি ট্রিম কার্ড / স্বাচ কার্ড প্রস্তুত করতে হবে।

5.2 ইস্যু

৫.২.১ কেনার মার্চেন্ডাইজার দ্বারা ট্রিম কার্ড প্রস্তুত ও অনুমোদিত হওয়ার সাথে সাথে বিভাগে জারি করা যেতে পারে।

৫.২.২ অনুমোদিত খরচ বা উত্পাদন পরিকল্পনা অনুযায়ী উত্পাদন লাইনে থ্রেড জারি করা হয়।

5.2.3 সেলাইয়ের আনুষাঙ্গিক যেমন প্রধান লেবেল, কেয়ার লেবেল ইত্যাদি উত্পাদন লাইনটি কাটার অর্ডার / শৈলীর পরিমাণ অনুযায়ী জারি করা হয়।

5.2.4 ফিনিশিং আনুষাঙ্গিক যেমন হ্যাংট্যাগ, পলি ব্যাগ ইত্যাদি কাটা রিপোর্ট অনুসারে সমাপ্তি বিভাগে জারি করা হয়।

৫.২.৫ স্টেশনারী এবং যন্ত্রপাতি যন্ত্রাংশের দোকান থেকে সংশ্লিষ্ট বিভাগগুলিতে অনুমোদনের পরে স্টেশনারি এবং অন্যান্য ভোক্তা ও যন্ত্রপাতি যন্ত্রাংশ জারি করা হয়।

5.2.6 পণ্য পরিকল্পনা হিসাবে জারি করা হয়।

5.3 হ্যান্ডলিং এবং স্টোরেজ নির্দেশিকা

5.2.7 সমস্ত বাটন এবং জিপারগুলি রঙ এবং বিভিন্ন দৈর্ঘ্যের পরিমাপের দ্বারা পৃথক করে দেওয়ার পরে পরীক্ষা করা হয় এবং গণনা করা হয়। অপব্যবহার বা অপব্যবহার এড়াতে এগুলি লক এবং কী এর আওতায় রাখা হয়।

5.2.8 স্টেশনারি আইটেমগুলিকে স্টোরারি স্টোরে উপযুক্ত স্টোরেজ র্যাকগুলিতে রাখা হয়।

5.2.9 সমস্ত আনুষাঙ্গিক ক্রেতা এবং শৈলী দ্বারা পৃথক করা হয় এবং সহজ রেফারেন্স এবং দ্রুত সরবরাহের জন্য প্রাক নির্ধারিত জায়গায় রাখা হয়।

5.2.10 প্যালেটগুলি নিশ্চিত করা হয় যে ফ্যাব্রিকটি সঠিকভাবে সংরক্ষণ করা হয় এবং কোনও অপ্রত্যাশিত পরিস্থিতির উদ্ভব হলে ঘটনাটি ক্ষতিগ্রস্থ হবে না।

5.2.11 সমস্ত স্ট্যাকড ফ্যাব্রিক ধুলা বা উড়ন্ত পোকামাকড় থেকে একই সুরক্ষার জন্য আচ্ছাদিত।

৫.২.১২ ইভেন্টে, প্রাপ্ত পণ্যদ্রব্যগুলির অভাব রয়েছে বা প্রয়োজন অনুসারে সঠিক স্পেসিফিকেশন নয়, মার্চেন্ডাইজার, কারখানার ব্যবস্থাপক এবং চেয়ারম্যানকে অবিলম্বে অবহিত করতে হবে।

5.4 স্টক শর্ত মূল্যায়ন:

5.2.13 স্টোর-ইন স্টোরের শর্তটি স্টাইল-ভিত্তিক চালানের ভিত্তিতে মূল্যায়ন করা হয়।

5.2.14 ক্ষতিগ্রস্থ বা অবনতি পাওয়া যে কোনও আইটেম প্রত্যাখ্যাত পণ্য অঞ্চলে পৃথক করা হয়েছে এবং সে অনুযায়ী নিষ্পত্তি করা হয়।

5.2.15 সংশ্লিষ্ট বিভাগীয় প্রধানদের পণ্য ব্যবহার করা যায় কিনা তা নির্ধারণের জন্য পরামর্শ নেওয়া হয়।

৫.২.১6 অপ্রচলিত / অব্যর্থ আইটেমের তালিকা প্রস্তুতের জন্য উপ-ব্যবস্থাপনা পরিচালককে জমা দেওয়া হয়।

5.5 Control of non-conforming product:

When any rejected product(s) is found it is segregated from the bulk and kept in a specified place in the store. Then it is informed to the top management for further action. Top management takes the decision whether it would be sold as leftover or other social use as a gift to the poor people.

অ-সঙ্গতিপূর্ণ পণ্যের নিয়ন্ত্রণ:

যখন কোনও প্রত্যাখ্যাত পণ্য (গুলি) পাওয়া যায় তখন এটি বাল্ক থেকে আলাদা করে স্টোরের নির্দিষ্ট স্থানে রাখা হয়। তারপরে এটি পরবর্তী পদক্ষেপের জন্য শীর্ষ ম্যানেজমেন্টকে জানানো হয়। শীর্ষস্থানীয় ব্যবস্থাপনাগুলি সিদ্ধান্ত নেন যে এটি দরিদ্র লোকদের উপহার হিসাবে বাকী বা অন্যান্য সামাজিক ব্যবহার হিসাবে বিক্রি করা হবে।

5.6 Related Documents:

5.6.1 Requisition Slip STR/3/001

5.6.2 Requisition Slip (Purchase) STR/3/002

5.6.3 Delivery Challan STR/3/003

5.6.4 Inventory Report STR/3/004

5.6.5 Bin Card STR/3/005

5.6.6 Trim Card STR/3/006

5.6.7 Gate Pass STR/3/007

5.6.8 Fabric/Yarn Check Report QC/3/001

5.6.9 Accessories Check Report QC/3/002