Record Control Procedure (রেকর্ড নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়া)
Record Control Procedure (রেকর্ড নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়া)
To control the records generated in the quality management system and provide evidence to prove the effectiveness and compliance of the system, the procedure is developed.
উদ্দেশ্য:
মান পরিচালনা ব্যবস্থায় উত্পন্ন রেকর্ডগুলি নিয়ন্ত্রণ করতে এবং সিস্টেমের কার্যকারিতা এবং সম্মতি প্রমাণ করার জন্য প্রমাণ সরবরাহ করার জন্য, পদ্ধতিটি বিকশিত হয় ।
2 2. Scope:
This procedure applies to the control and management of the records regarding to the running of the quality management system and quality activities.
ব্যাপ্তি:
এই পদ্ধতিটি মান নিয়ন্ত্রণের ব্যবস্থা এবং মানসম্পন্ন কার্যক্রম পরিচালনা সম্পর্কিত রেকর্ড নিয়ন্ত্রণ এবং পরিচালনার ক্ষেত্রে প্রযোজ্য ।
3 3. Definition:
The Records include pre and client communications, feedback, purchasing, corrective and preventative action plan, staff training records, audit reports, meeting minutes, and other internal and external records.
সংজ্ঞা:
রেকর্ডগুলির মধ্যে প্রাক এবং ক্লায়েন্ট যোগাযোগ, প্রতিক্রিয়া, ক্রয়, সংশোধনমূলক এবং প্রতিরোধমূলক কর্ম পরিকল্পনা, কর্মীদের প্রশিক্ষণের রেকর্ডস, নিরীক্ষা রিপোর্ট, মিটিং মিনিট এবং অন্যান্য অভ্যন্তরীণ এবং বাহ্যিক রেকর্ড অন্তর্ভুক্ত রয়েছে ।
4 4. Responsibility:
4.1 The documentation control center is responsible for preparing List of Records Controlled and collecting the samples of all kinds of forms and records.
4.2 The clerk each department designating takes the responsibility to collect, sort, categorize, and file the records prepared by the department. Maintenance of records is also the responsibility of the clerk designated by each department.
4.3 The management representative shall maintain the records master list of all records related to the company’s core competency and archived accordingly.
দায়িত্ব:
৪.১ ডকুমেন্টেশন কন্ট্রোল সেন্টার নিয়ন্ত্রিত রেকর্ডগুলির তালিকা প্রস্তুত এবং সমস্ত ধরণের ফর্ম এবং রেকর্ডের নমুনা সংগ্রহের জন্য দায়বদ্ধ ।
৪.২ প্রতিটি বিভাগের মনোনীত কেরানী বিভাগ কর্তৃক প্রস্তুতকৃত রেকর্ড সংগ্রহ, বাছাই, শ্রেণিবদ্ধকরণ এবং দায়ের করার দায়িত্ব গ্রহণ করে। রেকর্ড রক্ষণাবেক্ষণও প্রতিটি বিভাগ কর্তৃক মনোনীত কেরানিদের দায়িত্ব ।
৪.৩ পরিচালনা প্রতিনিধি কোম্পানির মূল দক্ষতার সাথে সম্পর্কিত সমস্ত রেকর্ডের রেকর্ড মাস্টার তালিকা বজায় রাখবেন এবং সেই অনুযায়ী সংরক্ষণাগারভুক্ত করবেন ।
5 5. Procedure:
5.1 Scope of records
5.1.1 The records owned by the entire quality management system include Internal Audit Reports, Management Evaluation Reports, Documentation Distribution, and Retrieval Records, Training Records, Calibration Records of Inspection, Testing and Measurement Tools and Devices, Machines Maintenance and Adjustment Records, Information Exchange Records, Corrective and Preventative Action Plans, and so on.
5.1.2 The records relevant to quality activities include Product Inspection and Test Reports, Handling Records of Nonconformity, Product Identification and Traceability Reports, Urgent Release Records, Statistic Application Records, Records related to quality control and assurance plan, Customers Complaints Records, Records legally required or required by customers, etc.
পদ্ধতি:
৫.১ রেকর্ডের সুযোগ
৫.১.১ পুরো মান ব্যবস্থাপনার মালিকানাধীন রেকর্ডগুলির মধ্যে রয়েছে অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষণ রিপোর্ট, পরিচালনা মূল্যায়ন প্রতিবেদনসমূহ, ডকুমেন্টেশন বিতরণ এবং পুনরুদ্ধার রেকর্ডস, প্রশিক্ষণ রেকর্ডস, পরিদর্শনের ক্যালিব্রেশন রেকর্ডস, পরীক্ষা ও পরিমাপ সরঞ্জাম ও ডিভাইস, মেশিন রক্ষণাবেক্ষণ এবং সমন্বয় রেকর্ডস, তথ্য এক্সচেঞ্জ রেকর্ডস, সংশোধনমূলক এবং প্রতিরোধমূলক কর্ম পরিকল্পনা এবং আরও অনেক কিছু ।
৫.১.২ মানসম্পন্ন ক্রিয়াকলাপগুলির সাথে সম্পর্কিত রেকর্ডগুলির মধ্যে রয়েছে: পণ্য পরিদর্শন এবং পরীক্ষামূলক প্রতিবেদনগুলি, নন-কনফর্মিটির হ্যান্ডলিং রেকর্ডস, পণ্য সনাক্তকরণ এবং ট্রেসিবিলিটি প্রতিবেদন, জরুরী প্রকাশের রেকর্ডস, পরিসংখ্যান অ্যাপ্লিকেশন রেকর্ডস, মান নিয়ন্ত্রণ এবং আশ্বাস পরিকল্পনার সাথে সম্পর্কিত রেকর্ডস, গ্রাহকরা অভিযোগ নথিভুক্তি, গ্রাহকদের দ্বারা আইনগতভাবে প্রয়োজনীয় বা প্রয়োজনীয় রেকর্ডস, ইত্যাদি ।
5.2 Format and Requirement of Records
5.2.1 The records can be a form, a diagram, a report, and a card; it can also be a copy, a photo, a disk, and a USB.
5.2.2 Preparing Requirement
When a record is prepared, the contents must be accurate and complete, handwriting legible and readable; the record shall be signed with full name and cannot be changed and smeared casually; if anything is found wrong, the original contents shall be deleted with line, then the right contents are written down, and the signature and the date shall be marked just beside the points corrected.
৫.২ ফর্ম্যাট এবং রেকর্ডগুলির প্রয়োজনীয়তা
৫.২.১ রেকর্ডগুলি একটি ফর্ম, একটি চিত্র, একটি প্রতিবেদন এবং একটি কার্ড হতে পারে; এটি একটি অনুলিপি, একটি ফটো, একটি ডিস্ক এবং একটি ইউএসবিও হতে পারে ।
৫.২.২ প্রয়োজনীয় প্রস্তুতি
যখন একটি রেকর্ড প্রস্তুত করা হয়, বিষয়বস্তু অবশ্যই নির্ভুল এবং সম্পূর্ণ হতে হবে, হস্তাক্ষরটি সুস্পষ্ট ও পাঠযোগ্য; রেকর্ডটি পুরো নামের সাথে স্বাক্ষরিত হবে এবং এটিকে আকস্মিকভাবে পরিবর্তন এবং গন্ধযুক্ত করা যাবে না; যদি কোনও কিছু ভুল প্রমাণিত হয় তবে মূল বিষয়বস্তুগুলি লাইন দিয়ে মুছে ফেলা হবে, তারপরে সঠিক বিষয়বস্তুগুলি লিখিত থাকবে এবং স্বাক্ষর এবং তারিখটি ঠিক করা পয়েন্টগুলির ঠিক পাশে চিহ্নিত করা হবে ।
5.3 Collecting, Identifying and Archiving Records
5.3.1 Each department shall collect kinds of records without delay. When archiving, the sequence number or date of the records shall be followed for easy search and review.
5.3.2 The records required by the quality procedures shall be archived conveniently for searching and accessing. They can be filed in common folders.
5.3.3 If a department has many kinds of records, the folders filing the records shall be marked with such information as department name, records topics, and the year or month for archiving, etc.
৫.৩ রেকর্ড সংগ্রহ, সনাক্তকরণ এবং সংরক্ষণাগার
৫.৩.১ প্রতিটি বিভাগ থেকে রেকর্ড সংগ্রহ করতে হবে । সংরক্ষণাগারভুক্ত করার সময়, রেকর্ডগুলির ক্রম নম্বর বা তারিখ সহজে অনুসন্ধান এবং পর্যালোচনার জন্য অনুসরণ করা হবে ।
৫.৩.২ মান পদ্ধতি দ্বারা প্রয়োজনীয় রেকর্ডগুলি অনুসন্ধান এবং অ্যাক্সেসের জন্য আরামদায়ক সংরক্ষণাগারভুক্ত করা উচিত। ডকুমেন্টস গুলি ফোল্ডারে ফাইল করে রাখা হবে ।
৫.৩.৩ যদি কোনও বিভাগের অনেক ধরণের রেকর্ড থাকে তবে রেকর্ড ফাইল করা ফোল্ডারগুলিতে বিভাগের নাম, রেকর্ডের বিষয়গুলি এবং সংরক্ষণাগার জন্য বছর বা মাসের মতো তথ্য চিহ্নিত করা হবে, ইত্যাদি ।
5.4 Application for New Form
5.4.1 When a new form becomes necessary, the personnel proposed shall prepare a draft of the form and send it to their manager or supervisor for preliminary approval.
5.4.2 The preliminarily approved form will be submitted to the management representative for review and approval.
5.4.3 When the management representative approves the form, it will be sent to the Documentation Control Center for numbering.
5.4.4 Only the number of the form is assigned, can the form be formally used.
৫.৪ নতুন ফর্ম জন্য আবেদন
৫.৪.১ নতুন ফর্মটি প্রয়োজনীয় হয়ে উঠলে, প্রস্তাবিত কর্মীরা ফর্মের একটি খসড়া প্রস্তুত করবেন এবং প্রাথমিক অনুমোদনের জন্য তাদের পরিচালক বা সুপারভাইজারের কাছে প্রেরণ করবেন ।
৫.৪.২ প্রাথমিকভাবে অনুমোদিত ফর্মটি পর্যালোচনা এবং অনুমোদনের জন্য পরিচালনা প্রতিনিধির কাছে জমা দেওয়া হবে ।
৫.৪.৩ ফরমটি যখন পরিচালনা প্রতিনিধি কর্তৃক অনুমোদিত হয়, তখন এটি নম্বর দেওয়ার জন্য ডকুমেন্টেশন কন্ট্রোল সেন্টারে প্রেরণ করা হবে ।
৫.৪.৪ কেবল ফর্মের সংখ্যা নির্ধারিত হয়েছে, ফর্মটি আনুষ্ঠানিকভাবে ব্যবহার করা যেতে পারে ।
5.5 Retention and Destruction of Records
5.5.1 The records shall be retained in a secure, safe and dry place with the necessary protection from damage, deterioration, destruction, and loss.
5.5.2 The records related to production and quality must be kept for 5 years after the completion of the corresponding production. The retention period of other records depends on the timeline stated in the List of Records Controlled.
5.5.3 The records kept in a tape, a disk, and a USB shall be protected from pressing, magnetizing, insolation and so on. Meanwhile, these records shall be back-upped regularly to avoid from loss of the contents.
5.5.4 The records cannot be destroyed without permission. The obsolete records can only be destroyed when the approval is got from the responsible person of the department and shall be destructed under the supervision of the staff designated.
৫.৫ সংরক্ষণ এবং রেকর্ড ধ্বংস
৫.৫.১ রেকর্ডগুলি ক্ষতি, অবনতি, ধ্বংস এবং ক্ষতি থেকে প্রয়োজনীয় সুরক্ষা সহ একটি সুরক্ষিত, নিরাপদ এবং শুকনো স্থানে ধরে রাখা উচিত ।
৫.৫.২ উত্পাদন এবং মানের সম্পর্কিত রেকর্ডগুলি সংশ্লিষ্ট উত্পাদন শেষ হওয়ার পরে ৫ বছর ধরে রাখতে হবে । অন্যান্য রেকর্ডগুলির ধরে রাখার সময়কাল নিয়ন্ত্রিত রেকর্ডের তালিকায় বর্ণিত সময়রেখার উপর নির্ভর করে ।
৫.৫.৩ একটি টেপ, একটি ডিস্ক এবং একটি ইউএসবিতে রেকর্ড রেকর্ডগুলি টিপতে, চৌম্বকীয়করণ, ইনসোলেশন ইত্যাদি থেকে সুরক্ষিত করা হবে। এদিকে, বিষয়বস্তু হ্রাস এড়াতে এই রেকর্ডগুলি নিয়মিত ব্যাক আপ করা উচিত ।
৫.৫.৪ অনুমতি ছাড়া রেকর্ডগুলি ধ্বংস করা যাবে না । অপ্রচলিত রেকর্ডগুলি কেবল তখনই ধ্বংস করা যায় যখন বিভাগের দায়িত্বশীল ব্যক্তির কাছ থেকে অনুমোদন পাওয়া যায় এবং মনোনীত কর্মীদের তত্ত্বাবধানে ধ্বংস করা হবে ।
5.6 Searching, Reviewing and Borrowing Records
5.6.1 After the approval is got from the responsible person of the department keeping records, the records can be checked and reviewed at the department.
5.6.2 When borrowing is necessary and the reason is rational, the responsible person of the department must approve it in advance and the returning date shall be determined at the same time.
5.6.3 The records shall be categorized with clear concepts and be kept for easy search and retrieval.
৫.৬ অনুসন্ধান, পর্যালোচনা এবং গ্রহণের রেকর্ডস
৫.৬.১ রেকর্ড রক্ষণ বিভাগের দায়িত্বশীল ব্যক্তির কাছ থেকে অনুমোদনের পরে, রেকর্ডগুলি ডিপার্টমেন্টে পরীক্ষা করে পর্যালোচনা করতে হবে ।
৫.৬.২ যখন গ্রহণের করা প্রয়োজন হয় এবং কারণটি যৌক্তিক হয়, বিভাগের দায়িত্বশীল ব্যক্তিকে অবশ্যই এটি অগ্রিম অনুমোদন করতে হবে এবং ফেরতের তারিখ একই সাথে নির্ধারিত হবে ।
৫.৬.৩ রেকর্ডগুলি পরিষ্কার ধারণা সহ শ্রেণীবদ্ধ করা হবে এবং সহজে অনুসন্ধান এবং পুনরুদ্ধারের জন্য রাখা হবে ।
5.7 Control of External Records
5.7.1 The external records such as the inspection reports presented by suppliers, inspection reports prepared by customer’s staff or the 3rd party designated, calibration reports from external and professional calibration institution, environmental protection testing report from any 3rd party and so on shall be kept in Documentation Control Center.
5.7.2 Without exception, the retention period of external records shall be 2 years in common.
5.7.3 The destruction of the obsolete external records shall follow the processes stated in Point 5.4.4 in this procedure.
৫.৭ বাহ্যিক রেকর্ড নিয়ন্ত্রণ
৫.৭.১ বাহ্যিক রেকর্ড যেমন সরবরাহকারীদের দ্বারা উপস্থাপিত প্রতিবেদনগুলি, গ্রাহকের কর্মীদের দ্বারা নির্ধারিত পরিদর্শন প্রতিবেদন বা তৃতীয় পক্ষের মনোনীত তদন্ত, প্রতিবেদন বহিরাগত এবং পেশাদার ক্যালিব্রেশন প্রতিষ্ঠানের কাছ থেকে প্রাপ্ত প্রতিবেদনের প্রতিবেদন, যে কোনও তৃতীয় পক্ষের পরিবেশ সুরক্ষা পরীক্ষার রিপোর্ট ইত্যাদি রাখা উচিত ডকুমেন্টেশন কন্ট্রোল সেন্টারে ।
৫.৭.২ ব্যতিক্রম ছাড়া, বাহ্যিক রেকর্ডগুলির ধরে রাখার সময়কাল 2-বছর সাধারণ হবে ।
৫.৭.৩ অপ্রচলিত বাহ্যিক রেকর্ডগুলির ধ্বংসটি এই পদ্ধতিতে পয়েন্ট ৫.৪.৪-এ বর্ণিত প্রক্রিয়া অনুসরণ করবে ।
5.8 Handling Records Lost
5.8.1 If any record, no matter internal or external, is lost, the case shall be reported to the management representative.
5.8.2 The management representative will determine the severity of the case.
5.8.3 If the record missed just impacts the internal operation, the case will be marked down, and an internal notice will be issued by Documentation Control Center within the company and the notice will be archived to substitute the record missed.
5.8.4 If the record lost impacts the external parties or even customers, the case will be communicated with the parties involved in and the formal announcement to invalidate the record missed will be released and sent to the related parties.
5.8.5 The announcement will be filed to replace the record missed.
৫.৮ হ্যান্ডলিং রেকর্ড হারিয়ে / নষ্ট হয়ে গেলে
৫.৮.১ অভ্যন্তরীণ বা বাহ্যিক কোনও রেকর্ড যদি হারিয়ে যায় তবে ঘটনাটি পরিচালনা প্রতিনিধিকে জানানো হবে ।
৫.৮.২ ব্যবস্থাপনা প্রতিনিধি ঘটনার তীব্রতা নির্ধারণ করবেন ।
৫.৮.৩ যদি রেকর্ডটি মিস হয় কেবল অভ্যন্তরীণ অপারেশনকে প্রভাবিত করে, ঘটনাটি চিহ্নিত করা হবে, এবং সংস্থার মধ্যে ডকুমেন্টেশন কন্ট্রোল সেন্টার দ্বারা একটি অভ্যন্তরীণ নোটিশ জারি করা হবে এবং নোটিশটি রেকর্ডকৃত প্রতিস্থাপনের জন্য সংরক্ষণাগারভুক্ত করা হবে ।
৫.৮.৪ যদি রেকর্ডটি বাহ্যিক দলগুলি বা এমনকি গ্রাহকদের উপর প্রভাব ফেলে তবে ঘটনাটি জড়িত পক্ষগুলির সাথে যোগাযোগ করা হবে এবং রেকর্ডটি মিস করা বাতিল করার আনুষ্ঠানিক ঘোষণা প্রকাশিত হবে এবং সংশ্লিষ্ট পক্ষগুলিতে প্রেরণ করা হবে ।
৫.৮.৫ রেকর্ড মিস করা প্রতিস্থাপনের জন্য এই ঘোষণাটি দায়ের করা হবে ।
6 7. Supporting Documents:
Documentation Control Procedure
সহায়ক ডকুমেন্টস:
ডকুমেন্টেশন নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়া
7 8. Records:
List of Records Controlled
List of Obsolete Records
Application for New Form
রেকর্ডস:
রেকর্ড নিয়ন্ত্রিত তালিকা
অপ্রচলিত রেকর্ডগুলির তালিকা
নতুন ফর্ম জন্য আবেদন
9. Appendix:
S/N
|
Document Type
|
Document Element Code
|
1
|
Policy
|
POL
|
2
|
Standard Operating Procedure
|
SOP
|
3
|
Form & Record
|
FOR
|
4
|
Training Manual
|
TRA
|
5
|
Technical Document
|
TND
|
6
|
External Document
|
EXD
|
Table 2: Department Code
S/N
|
Department
|
Department Code
|
1
|
Management
|
MGT
|
2
|
Production Department
|
PRD
|
3
|
Pre-Finishing Department
|
PFN
|
4
|
Finishing Department
|
FIN
|
5
|
Sample Department
|
SAM
|
6
|
Merchandising Department
|
MER
|
7
|
Human Resources & Administration Department
|
HRD
|
8
|
Commercial Department
|
COM
|
9
|
Quality Assurance Department
|
QAD
|
Table 3: Digit for Segregating Sections
Segregating Digit
|
Pre-Finishing
|
Finishing
|
HR & Admin
|
0
|
Overall / General
|
Overall / General
|
Overall / General
|
1
|
PPC
|
Washing
|
Human Resources
|
2
|
Warehouse & Winding
|
Sewing
|
Administration
|
3
|
Knitting
|
First Checking
|
Maintenance
|
4
|
Auto Collar
|
Mending
|
Training
|
5
|
Panel Checking
|
Ironing
|
General Store
|
6
|
Linking
|
Final Checking
|
-----
|
7
|
Hand Stitching
|
Packing
|
-----
|
8
|
-----
|
Accessory Store
|
-----
|
9
|
-----
|
Embroidery
|
-----
|
No comments
Please Do Not Enter Any Spam Link In The Comment Box.