Management Evaluation Procedure

Management Evaluation Procedure (পরিচালন মূল্যায়ন পদ্ধতি)

Purpose:

The purpose of the Management Evaluation Procedure is, through management effective evaluation to the quality management system,

a. To ensure the realization of the company’s management strategy, policies, and goals;

b. To fulfill the company’s requirements to alter the management system;

c. To make sure the continuity, suitability, adequacy, and effectiveness of the management system.

উদ্দেশ্য:

পরিচালন মূল্যায়ন পদ্ধতির উদ্দেশ্য হ'ল, মান নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থায় কার্যকর কার্যকর মূল্যায়নের মাধ্যমে,

ক। কোম্পানির পরিচালনার কৌশল, নীতি এবং লক্ষ্যগুলির বাস্তবায়ন নিশ্চিত করতে;

খ। পরিচালন ব্যবস্থায় পরিবর্তন আনতে সংস্থার প্রয়োজনীয়তা পূরণ করতে;

গ। ধারাবাহিকতা, উপযুক্ততা, পর্যাপ্ততা এবং পরিচালনা ব্যবস্থাটির কার্যকারিতা নিশ্চিত করা ।

Scope:

This procedure applies to assess the company’s quality management system.

ব্যাপ্তি:

এই পদ্ধতিটি কোম্পানির মান পরিচালন সিস্টেমটি মূল্যায়নের জন্য প্রযোজ্য ।

Definition:

Heads of Departments can be the director, manager or supervisor of each department. In this procedure, it refers to the one on the leading position in each department.

সংজ্ঞা:

বিভাগের প্রধানগণ প্রতিটি বিভাগের পরিচালক, পরিচালক বা সুপারভাইজার হতে পারেন। এই পদ্ধতিতে এটি প্রতিটি বিভাগের শীর্ষস্থানীয় অবস্থানে থাকা একজনকে বোঝায় ।

Responsibility:

4.1 General Manager

4.1.1 To preside over the management evaluation meetings;

4.1.2 To give out evaluation result of the effectiveness and suitability of the quality management system and improve the strategy.

দায়িত্ব:

৪.১ মহাব্যবস্থাপক

৪.১.১ পরিচালনা মূল্যায়ন সভার সভাপতিত্ব করা;

৪.১.২ গুণমান পরিচালন ব্যবস্থার কার্যকারিতা এবং উপযুক্ততার মূল্যায়ন ফলাফল প্রদান এবং কৌশল উন্নত করা ।

4.2 Manager representative:

4.2.1 To overall plan and prepare the comprehensive management system evaluation meetings;

4.2.2 To be responsible for the preparation of management evaluation plan and management evaluation report;

4.2.3 To organize monitoring the execution of all corrective and preventive actions;

৪.২ ব্যবস্থাপক প্রতিনিধি:

৪.২.১ সামগ্রিক পরিকল্পনা প্রণয়ন এবং ব্যাপক ব্যবস্থাপনা পদ্ধতি মূল্যায়ন সভা প্রস্তুতকরণ;

৪.২.২ পরিচালন মূল্যায়ন পরিকল্পনা এবং পরিচালনা মূল্যায়ন প্রতিবেদন তৈরির জন্য দায়বদ্ধ;

৪.২.৩ সকল সংশোধনমূলক ও প্রতিরোধমূলক ক্রিয়াকলাপের উপর নজরদারি পরিচালনা;

4.3 Heads of Departments

4.3.1 To perform self-assessment based on the practices of the department in-charged in the management system;

4.3.2 To be responsible for the implementation of corrective and preventive action plans issued to the department in charge.

৪.৩ বিভাগের প্রধান

৪.৩.১ ব্যবস্থাপনার দায়িত্বে থাকা বিভাগের অনুশীলনের উপর ভিত্তি করে স্ব-মূল্যায়ন করা;

৪.৩.২ দায়িত্বে থাকা বিভাগকে প্রদত্ত সংশোধনমূলক ও প্রতিরোধমূলক কর্মপরিকল্পনা বাস্তবায়নের জন্য দায়িত্বশীল হওয়া

4.4 Compliance Team

4.4.1 To check and monitor the progress of corrective and preventative action plans generated after the management evaluation;

4.4.2 To assist the management representative implementing evaluation plan;

৪.৪ কমপ্লায়েন্স টিম

৪.৪.১ ব্যবস্থাপনার মূল্যায়নের পরে উত্পন্ন সংশোধনমূলক ও প্রতিরোধমূলক কর্মপরিকল্পনাগুলির অগ্রগতি পরীক্ষা ও পর্যবেক্ষণ করা;

৪.৪.২ পরিচালন প্রতিনিধিকে মূল্যায়ন পরিকল্পনা বাস্তবায়নে সহায়তা করা;

Procedure:

5.1 Evaluation Plan

5.1.1 The management representative shall be responsible for scheduling the specific time of the management evaluation meetings. The management evaluation shall be conducted at least once a year. When special cases such as organizational structure changes and customer complaints occur, the general manager may decide the management evaluation meetings ahead of schedule.

পদ্ধতি:

৫.১.১ ব্যবস্থাপনার প্রতিনিধি ব্যবস্থাপনা মূল্যায়ন সভার নির্দিষ্ট সময় নির্ধারণের জন্য দায়বদ্ধ থাকবেন। পরিচালনার মূল্যায়ন বছরে কমপক্ষে একবার পরিচালিত হবে। সাংগঠনিক কাঠামোর পরিবর্তন এবং গ্রাহকের অভিযোগের মতো বিশেষ ক্ষেত্রে যখন জেনারেল ম্যানেজার সময় নির্ধারণের আগে পরিচালনা মূল্যায়ন সভার সিদ্ধান্ত নিতে পারেন

5.1.2 The management representative shall formulate the agenda of the management evaluation meeting one week before the meeting is held, which the general manager shall issue to the relevant departments after approval.

৫.১.২ ব্যবস্থাপনার প্রতিনিধি সভা অনুষ্ঠিত হওয়ার এক সপ্তাহ আগে পরিচালনা মূল্যায়ন সভার এজেন্ডা প্রণয়ন করবেন, যা সাধারণ ব্যবস্থাপকের অনুমোদনের পরে সংশ্লিষ্ট বিভাগগুলিতে জারি করা হবে ।

5.1.3 The management evaluation meeting will be attended by the following persons, but not limited to:

a. General Manager;

b. Manager Representative;

c. Heads of Departments appointed by the general manager;

d. Professional Engineers appointed by the general manager;

e. Common staff if necessary.

৫.১.৩ পরিচালনা মূল্যায়ন সভায় নিম্নলিখিত ব্যক্তিরা উপস্থিত থাকবেন, তবে সীমাবদ্ধ নয়:

ক. মহাব্যবস্থাপক;

খ. ব্যবস্থাপক প্রতিনিধি;

গ. মহাব্যবস্থাপক কর্তৃক নিযুক্ত বিভাগসমূহের প্রধানগণ;

ঘ. মহাব্যবস্থাপক নিযুক্ত পেশাদার প্রকৌশলী;

ঙ. প্রয়োজনে সাধারণ কর্মীরা ।

5.2 Contents Discussed in Management Evaluation Meetings

5.2.1 Internal / External Audit Reports (including Audits conducted by customers or their appointed representatives);

5.2.2 Concerns of the stakeholders, the important information in the customers’ feedback, and the handling results of customers’ complaints;

5.2.3 Evaluation of performance in the management system and product conformity;

5.2.4 Follow-up reports on corrective and preventive action plans;

5.2.5 Follow-up reports on the issues left by the previous management evaluation meeting;

5.2.6 Changes that may affect the entire quality management system;

5.2.7 Evaluation of completion of the quality strategy, policy, goals and other factors, then determining the possible necessity to modify them based on the evaluation results;

5.2.8 Opportunity to improve quality management system and the necessity for change;

5.2.9 Requirements for production with less waste generated and less hazardous substances in the products;

5.2.10 Any suggestions for improvement of the management system.

৫.২ বিষয়বস্তু পরিচালনা মূল্যায়ন সভায় আলোচনা করা হয়

৫.২.১ অভ্যন্তরীণ / বাহ্যিক নিরীক্ষণ রিপোর্ট (গ্রাহকগণ বা তাদের নিযুক্ত প্রতিনিধিদের দ্বারা পরিচালিত নিরীক্ষণ সহ);

৫.২.২ স্টেকহোল্ডারদের উদ্বেগ, গ্রাহকদের প্রতিক্রিয়ার গুরুত্বপূর্ণ তথ্য এবং গ্রাহকদের অভিযোগের পরিচালনার ফলাফল;

৫.২.৩ পরিচালনা পদ্ধতিতে এবং পণ্যের সঙ্গতিতে পারফরম্যান্সের মূল্যায়ন;

৫.২.৪ সংশোধনমূলক এবং প্রতিরোধমূলক কর্ম পরিকল্পনা সম্পর্কে ফলো-আপ রিপোর্টসমূহ;

৫.২.৫ পূর্ববর্তী ব্যবস্থাপনা মূল্যায়ন বৈঠকটি রেখে যাওয়া বিষয়গুলি সম্পর্কে ফলো-আপ রিপোর্টসমূহ;

৫.২.৬ পরিবর্তনগুলি যা পুরো মানের পরিচালন ব্যবস্থাকে প্রভাবিত করতে পারে;

৫.৩.৭ মানের কৌশল, নীতি, লক্ষ্য এবং অন্যান্য বিষয়গুলির সমাপ্তির মূল্যায়ন, তারপরে মূল্যায়নের ফলাফলের ভিত্তিতে তাদের সংশোধন করার সম্ভাব্য প্রয়োজনীয়তা নির্ধারণ করা;

৫.২.৮ মান ব্যবস্থাপনার উন্নতি করার সুযোগ এবং পরিবর্তনের প্রয়োজনীয়তা;

৫.২.৯ পণ্যগুলিতে কম বর্জ্য এবং কম বিপজ্জনক পদার্থ সহ উত্পাদনের প্রয়োজনীয়তা;

৫.২.১০ পরিচালনা ব্যবস্থা উন্নয়নের জন্য কোন পরামর্শ ।

5.3 Evaluation Meeting

5.3.1 The general manager presides over the management evaluation meetings.

5.3.2 The Heads of the departments participating in the evaluation shall report the situation of the departments in-charged according to the requirement of the meetings, raise questions, and propose the possible solutions.

5.3.3 The general manager leads the Heads of the departments to discuss and find out the most feasible solutions to the questions raised.

5.3.4 At the end of the meeting, the General Manager will decide the evaluation resolutions, determine corrective and preventive action plans that will be issued after the meeting, and summarize the questions that need further investigation and verification.

৫.৩ মূল্যায়ন সভা

৫.৩.১ জেনারেল ম্যানেজার পরিচালনা মূল্যায়ন সভার সভাপতিত্ব করেন ।

৫.৩.২ মূল্যায়নে অংশ নেওয়া বিভাগের প্রধানগণ সভার প্রয়োজনীয়তা অনুযায়ী দায়িত্বে থাকা বিভাগের পরিস্থিতি সম্পর্কে রিপোর্ট করবেন এবং প্রশ্ন উত্থাপন করবেন এবং সম্ভাব্য সমাধানের প্রস্তাব দেবেন ।

৫.৩.৩ জেনারেল ম্যানেজার বিভাগগুলির প্রধানদের উত্থাপিত প্রশ্নগুলির সর্বাধিক সম্ভাব্য সমাধান আলোচনা এবং পরিচালনা করার জন্য নেতৃত্ব দেন ।

৫.৩.৪ সভা শেষে, মহাব্যবস্থাপক মূল্যায়ন রেজোলিউশনগুলি সিদ্ধান্ত নেবেন, সভার পরে জারি করা হবে সংশোধনমূলক এবং প্রতিরোধমূলক কর্মপরিকল্পনা নির্ধারণ করবেন এবং আরও তদন্ত এবং যাচাইকরণের প্রয়োজন এমন প্রশ্নের সংক্ষিপ্তসার করবেন ।

5.4 Management Evaluation Report

5.4.1 After the management evaluation meeting, the management representative shall compile and write out the management evaluation report, which includes:

a. Basis and summary of management evaluation meeting;

b. Corrective and preventive action plans that will be taken;

c. Measures to improve the quality management system and its operation;

d. Improvement of products related to customers;

e. Resources demand: comparing the company’s current resources with the future possible resources demand in view of the changes in the internal and external environment and raise the questions and propose the possible solutions;

f. Conclusions of management evaluation meeting.

5.4.2 The management evaluation report will be submitted to the general manager for final approval.

5.4.3 The management evaluation report formalized will be issued by the Documentation Control Center and be distributed to the General Manager and the relevant participating departments for archiving and further review.

৫.৪ পরিচালন মূল্যায়ন প্রতিবেদন

৫.৪.১ পরিচালন মূল্যায়ন সভার পরে, পরিচালনা প্রতিনিধি পরিচালনা মূল্যায়ন প্রতিবেদনটি সংকলন করে লিখবেন, যার মধ্যে রয়েছে:

ক. পরিচালনা মূল্যায়ন সভার ভিত্তি ও সংক্ষিপ্তসার;

খ. সংশোধনমূলক ও প্রতিরোধমূলক ব্যবস্থা গ্রহণ করা হবে;

গ. মান ব্যবস্থাপনার সিস্টেম এবং এর ক্রিয়াকলাপ উন্নত করার ব্যবস্থা;

ঘ. গ্রাহকদের সাথে সম্পর্কিত পণ্যগুলির উন্নতি;

ঙ. সংস্থানসমূহের চাহিদা: অভ্যন্তরীণ এবং বাহ্যিক পরিবেশের পরিবর্তনগুলি বিবেচনা করে ভবিষ্যতের সম্ভাব্য সংস্থানগুলির চাহিদার সাথে সংস্থার বর্তমান সংস্থাগুলির তুলনা করা এবং প্রশ্ন উত্থাপন এবং সম্ভাব্য সমাধানগুলির প্রস্তাব দেওয়া;

চ. পরিচালন মূল্যায়ন সভার সিদ্ধান্ত ।

৫.৪.২ পরিচালন মূল্যায়ন রিপোর্ট চূড়ান্ত অনুমোদনের জন্য জেনারেল ম্যানেজারের কাছে জমা দেওয়া হবে ।

৫.৪.৩ পরিচালিত মূল্যায়ন প্রতিবেদনটি আনুষ্ঠানিকভাবে ডকুমেন্টেশন কন্ট্রোল সেন্টার দ্বারা জারি করা হবে এবং জেনারেল ম্যানেজার এবং সংশ্লিষ্ট অংশগ্রহণকারী বিভাগগুলিতে সংরক্ষণাগার সংরক্ষণ ও পরবর্তী পর্যালোচনার জন্য বিতরণ করা হবে ।

5.5 Evaluation Results Follow-up

5.5.1 The departments receiving the corrective and preventative action plans shall organize and implement the measures to correct and prevent Noncompliance listed in the evaluation report in accordance with the Control Procedure of Corrective and Preventative Action Plan.

5.5.2 Where a document will be changed, it shall be executed in accordance with the Documentation Control Procedure.

5.5.3 The compliance team is responsible for following up the implementation effects of management evaluation resolutions and corrective preventive action plans. The follow-up results will be reported to the management representative and the management representative will forward the results to the general manager.

৫.৫ মূল্যায়ন ফলাফল অনুসরণ

৫.৫.১ সংশোধনমূলক এবং প্রতিরোধমূলক কর্ম পরিকল্পনা গ্রহণকারী বিভাগগুলি সংশোধনমূলক ও প্রতিরোধমূলক কর্ম পরিকল্পনার নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়া অনুসারে মূল্যায়ন রিপোর্টে তালিকাভুক্ত নন-কমপ্লায়েন্স সংশোধন ও প্রতিরোধের ব্যবস্থাগুলি পরিচালনা ও বাস্তবায়ন করবে ।

৫.৫.২ যেখানে একটি নথী পরিবর্তন করা হবে, এটি ডকুমেন্টেশন নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়া অনুসারে কার্যকর করা হবে ।

৫.৫.৩ কমপ্লায়েন্স টিম ম্যানেজমেন্ট মূল্যায়ন রেজোলিউশন এবং সংশোধনমূলক প্রতিরোধমূলক কর্ম পরিকল্পনা বাস্তবায়নের প্রভাবগুলি অনুসরণ করার জন্য দায়বদ্ধ। ফলোআপ ফলাফলগুলি পরিচালনা প্রতিনিধিকে জানানো হবে এবং পরিচালন প্রতিনিধি ফলাফলগুলি সাধারণ ব্যবস্থাপকের কাছে প্রেরণ করবেন ।