Document Control Procedure (ডকুমেন্ট নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়া)

Every Organization should have a documentation policy, Today I'll share a document control procedure for you so that you can maintain, Update, published, and disposed of your document maintaining international standard.

Purpose:

The purpose of this procedure is to ensure all departments keep the valid version of documents and to standardize the document control procedure.

উদ্দেশ্য:

এই পদ্ধতির উদ্দেশ্য হ'ল সমস্ত বিভাগগুলি ডকুমেন্টের বৈধ সংস্করণ রাখে এবং ডকুমেন্ট নিয়ন্ত্রণের পদ্ধতিটি মানসম্মত করে তোলে ।

Scope:

This procedure applies to the management of controlled documents within the company.

ব্যাপ্তি:

এই পদ্ধতিটি কোম্পানির মধ্যে নিয়ন্ত্রিত ডকুমেন্টগুলো পরিচালনার ক্ষেত্রে প্রযোজ্য ।

Definition:

3.1 QM: Quality Manual;

3.2 QP: Quality Procedure;

3.3 WI: Work Instruction (Including Management System and Standard Operating Procedure);

3.4 F: Form.

সংজ্ঞা:

৩.১ QM: কোয়ালিটি ম্যানুয়াল;

৩.২ QP: কোয়ালিটি পদ্ধতি;

৩.৩ WI: কাজের নির্দেশাবলী (ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম এবং স্ট্যান্ডার্ড অপারেটিং পদ্ধতি সহ);

৩.৪ F: ফর্ম ।

Responsibility:

4.1 Each department:

4.1.1 Responsible for composing the major operating procedures of the department;

4.1.2 Responsible for composing and reviewing the internal operation guidelines;

4.1.3 Responsible for composing the inter-departmental operation guidelines.

দায়িত্ব:

৪.১ প্রতিটি বিভাগ:

৪.১.১ বিভাগের বড় অপারেটিং পদ্ধতি রচনার জন্য দায়বদ্ধ;

৪.১.২ অভ্যন্তরীণ অপারেশন নির্দেশিকা রচনা ও পর্যালোচনা করার জন্য দায়ী;

৪.১.৩ আন্তঃ বিভাগীয় অপারেশন নির্দেশিকা রচনা করার জন্য দায়বদ্ধ ।

4.2 Representative of Management:

4.2.1 Responsible for approval procedure;

4.2.2 Responsible for composing the Quality Manual;

4.2.3 Responsible for the approval of document change request;

4.2.4 Responsible for reviewing the departmental operation guidelines.

৪.২ পরিচালনার প্রতিনিধি:

৪.২.১ অনুমোদনের পদ্ধতির জন্য দায়বদ্ধ;

৪.২.২ কোয়ালিটি ম্যানুয়াল রচনার জন্য দায়বদ্ধ;

৪.২.৩ দলিল পরিবর্তনের অনুরোধের অনুমোদনের জন্য দায়ী;

৪.২.৪ বিভাগীয় অপারেশন নির্দেশিকা পর্যালোচনা করার জন্য দায়বদ্ধ ।

4.3 General Manager:

4.3.1 Responsible for the approval of departmental operation guidelines;

4.3.2 Responsible for the approval of Standard Operating Procedures (SOP) and Quality Manual.

৪.৩ মহাব্যবস্থাপক:

৪.৩.১ বিভাগীয় অপারেশন নির্দেশিকাগুলির অনুমোদনের জন্য দায়ী;

৪.৩.২ স্ট্যান্ডার্ড অপারেটিং পদ্ধতি (এসওপি) এবং কোয়ালিটি ম্যানুয়াল অনুমোদনের জন্য দায়বদ্ধ ।

4.4 Office:

4.4.1 Responsible for issuing updated documents, collecting and destroying expired documents, keeping the original documents and maintaining the corresponding records;

4.4.2 Responsible to maintain and update the Master List of Documents;

4.4.3 Responsible for the management of the soft copy of the documents to ensure they are up-to-date.

৪.৪ অফিস:

৪.৪.১ আপডেট হওয়া নথিপত্র জারির জন্য, মেয়াদোত্তীর্ণ নথি সংগ্রহ ও ধ্বংস, মূল নথি রাখা এবং সংশ্লিষ্ট রেকর্ডগুলি বজায় রাখার জন্য দায়বদ্ধ;

৪.৪.২ ডকুমেন্টগুলির মাস্টার তালিকা বজায় রাখতে এবং আপডেট করার জন্য দায়বদ্ধ;

৪.৪.৩ দলিলগুলির সফ্ট কপি পরিচালনার জন্য দায়বদ্ধ যে তারা আপ-টু-ডেট রয়েছে ।

Procedures:

5.1 Categorization of Document

5.1.1 Management Document: Quality Manual, SOP and related operation guidelines;

5.1.2 Technical Document: Inspection Standard, Knitting Chart, Specification and work instructions, etc.,

5.1.3 External Document: Including quality, environmental law, National / International standard and clients’ standard, etc.;

5.1.4 Other Document: Including contract, certification, etc.

পদ্ধতি:

৫.১ ডকুমেন্ট শ্রেণিবদ্ধকরণ

৫.১.১ পরিচালন ডকুমেন্ট: কোয়ালিটি ম্যানুয়াল, এসওপি এবং সম্পর্কিত অপারেশন নির্দেশিক

৫.১.২ প্রযুক্তিগত ডকুমেন্ট: পরিদর্শন স্ট্যান্ডার্ড, নিটিং চার্ট, নির্দিষ্টকরণ, এবং কাজের নির্দেশাবলী, ইত্যাদি ।

৫.১.৩ বাহ্যিক ডকুমেন্ট: কোয়ালিটি, পরিবেশ আইন, জাতীয় / আন্তর্জাতিক মান এবং ক্লায়েন্টের মান ইত্যাদি সহ;

৫.১.৪ অন্যান্য ডকুমেন্ট: চুক্তি, শংসাপত্র সহ,

5.2 Coding of Document No.

5.2.1 QM is the short form of Quality Manual and coding is not applicable to this document.

5.2.2 The format of the document no. of Quality Procedure document is QP-XX, where XX is the sequential no., which starts from 01.

5.2.3 The format of the document no. of Work Instruction is WI-QC-XXX, where

WI means this document belongs to Work Instruction.

QC is the department code.

XXX is the sequential no., which starts from 01.

5.2.4 The format of the document no. of Form is F-QC-001-1, where

F means this document belongs to Form.

QC is the department code.

XXX is the sequential no., which starts from 01

1 is the version no.

5.2.5 Below are the department codes

Office: AD (Administration)

Quality Department: QC

Production Department: PR

5.2.6 For the version no., it starts from A, then B, C, D, Z, AA, AB, and AC … etc.

৫.২ ডকুমেন্ট কোডিং

৫.২.১ QM কোয়ালিটি ম্যানুয়ালের সংক্ষিপ্ত রূপ এবং কোডিং এটি ডকুমেন্টের জন্য প্রযোজ্য নয় ।

৫.২.২ নথির বিন্যাস নং। কোয়ালিটি মানের কার্যবিধির নথিটি হল কিউপি-এক্সএক্স, যেখানে XX হল অনুক্রমের নং, যা ০১-থেকে শুরু হয়;

৫.২.৩ ডকুমেন্টের বিন্যাস নং। কাজের নির্দেশিকা হ'ল WI-QC-XXX, যেখানে

WI এর অর্থ এই দস্তাবেজটি কাজের নির্দেশের অন্তর্ভুক্ত ।

কিউসি বিভাগের কোড ।

XXX হল ক্রমিক নম্বর, যা 0১-থেকে শুরু হয় ।

৫.২.৪ নথির বিন্যাস নং। ফর্মের এফ-কিউসি -001-এ, যেখানে

F মানে এই নথিটি ফর্মের অন্তর্গত ।

কিউসি বিভাগের কোড ।

XXX হল ক্রমিক নম্বর, যা 0১-থেকে শুরু হয়

A হ'ল নং সংস্করণ ।

৫.২.৫ ডিপার্টমেন্টাল কোডগুলির নীচে দেওয়া আছে

অফিস: এডি (প্রশাসন)

গুণ বিভাগ: কিউসি

উত্পাদন বিভাগ: জনসংযোগ

৫.২.৬ নং সংস্করণের জন্য এটি এ, বি, সি, ডি… জেড, এএ, এ বি, এসি… থেকে শুরু হয়। প্রভৃতি ।

5.3 Composition and Approval of Documents

5.3.1 Quality Manual is composed by Office, reviewed by Management Representative and approved by the General Manager.

5.3.2 SOP is composed by the related departments, reviewed by Management Representative and approved by the General Manager.

5.3.3 The related departments compose internal guideline. The reviewing and approval authorities are in accordance with Section 4 above.

5.3.4 SOP is composed by the related departments, reviewed by Management Representative and approved by the General Manager.

৫.৩ নথিগুলির রচনা এবং অনুমোদন

৫.৩.১ গুণমানের ম্যানুয়াল অফিস দ্বারা রচিত, পরিচালনা প্রতিনিধি দ্বারা পর্যালোচনা করা হয় এবং জেনারেল ম্যানেজার দ্বারা অনুমোদিত ।

৫.৩.২ এসওপি সম্পর্কিত বিভাগগুলি দ্বারা পরিচালিত হয়, পরিচালনা প্রতিনিধি দ্বারা পর্যালোচনা করা হয় এবং জেনারেল ম্যানেজার দ্বারা অনুমোদিত হয় ।

৫.৩.৩ অভ্যন্তরীণ গাইডলাইন সম্পর্কিত বিভাগগুলির সমন্বয়ে গঠিত। পর্যালোচনা এবং অনুমোদনের কর্তৃপক্ষগুলি উপরের ৪-ধারা অনুসারে ।

৫.৩.৪ এসওপি সম্পর্কিত বিভাগগুলি দ্বারা পরিচালিত হয়, পরিচালনা প্রতিনিধি দ্বারা পর্যালোচনা করা হয় এবং জেনারেল ম্যানেজার দ্বারা অনুমোদিত হয় ।

5.4 Issuance of Documents, Record and Release of Digital Documents

5.4.1 Controlled documents include latest manual, procedure, operation guideline, regulation, workflow, etc. Office is responsible to manage the controlled documents. Any digital documents saved anywhere without Office authorization, any document without company chop are all-invalid. Original document must be approved first, and then the soft copy can be released to related departments via email by Office. Only through this channel, the documents are considered as controlled documents.

5.4.2 For any new or amended manual, procedure, operation guideline, workflow, regulation, etc., the corresponding department need to complete and submit the Distribution Form for Control Document to Office. The document needs to have a red color “Controlled Document” chop.

5.4.3 Office review and update the Master List of Documents once a year to show the latest status of all documents.

৫.৪ ডিজিটাল ডকুমেন্টস জালিয়াতি, রেকর্ড এবং প্রকাশ ।

৫.৪.১ নিয়ন্ত্রিত নথিতে সর্বশেষতম ম্যানুয়াল, পদ্ধতি, অপারেশন গাইডলাইন, নিয়ন্ত্রণ, কর্মপ্রবাহ ইত্যাদি অন্তর্ভুক্ত রয়েছে অফিসটি নিয়ন্ত্রিত নথিগুলি পরিচালনা করার জন্য দায়বদ্ধ। অফিস অনুমোদন ছাড়াই যে কোনও ডিজিটাল নথি সংরক্ষণ করা হয়েছে, সংস্থা চপ ছাড়াই যে কোনও দস্তাবেজ সবই অবৈধ । আসল ডকুমেন্টটি প্রথমে অনুমোদিত হতে হবে, তারপরে সফট কপিটি অফিসের ইমেলের মাধ্যমে সংশ্লিষ্ট বিভাগগুলিতে প্রকাশ করা যাবে । কেবলমাত্র এই চ্যানেলের মাধ্যমে, দস্তাবেজগুলি নিয়ন্ত্রিত নথি হিসাবে বিবেচিত হবে ।

৫.৪.২ কোনও নতুন বা সংশোধিত ম্যানুয়াল, পদ্ধতি, অপারেশন গাইডলাইন, ওয়ার্কফ্লো, রেগুলেশন ইত্যাদির জন্য সংশ্লিষ্ট বিভাগকে নিয়ন্ত্রণ ডকুমেন্টের জন্য বিতরণ ফর্মটি অফিসে জমা এবং জমা দিতে হবে । দস্তাবেজের একটি লাল রঙের "কন্ট্রোলড ডকুমেন্ট" চপ থাকা দরকার ।

৫.৪.৩ অফিস সমস্ত দস্তাবেজের সর্বশেষ অবস্থা প্রদর্শন করতে বছরে একবার নথির মাস্টার তালিকা পর্যালোচনা এবং আপডেট করে ।

5.5 Amendment of Document

5.5.1 When someone wants to make any change to quality manual, SOP and the operation guideline, the applicant has to complete “Document Request Form” with mentioning the reason of making the change. Change will be made after reviewed by the department head and approved by the representative of controller.

5.5.2 When making any change to quality manual, SOP and the operation guideline, the version number has to be changed accordingly. The sequence of version number is A, B, C, … Z, AA, AB, ….. and so forth.

5.5.3 After the version is updated, the approval process will be executed according to section 5.3 above. The distribution process will be in accordance with section 5.4, Office will distributed the updated documents to the departments as listed in “Distribution List of Controlled Document” and collect the expired document back from each department.

5.5.4 Applicant fills up “Change Request Form”, then submits it together with the “to be amended / superseded” document to department head to review and then to representative of controller for approval.

5.5.5 Amendment and Cancellation of Form

A. The rules for amending and canceling the verb

1) When amending a document, the version number needs to be updated in a sequence of A, B, C, ….., Z, AA, AB, ….. And so forth.

2) Version no. is suspended if the document is canceled.

B. Representative of Controller has the right to decide the change as stipulated in “Change Request Form” would be effective or not. Once the change is approved, the amended document is passed to Office to control and for further distribution to the corresponding departments.

C. Any new / superseded documents must be recorded in “List of Controlled Documents” immediately.

D. Once the application of having a new document / superseding a document becomes effective, the old document would be superseded immediately.

E. If the contents of the old version form are basically the same as the new version, users can still use the leftover old version forms.

৫.৫ নথির সংশোধনী:

৫.৫.১ কেউ যখন কোয়ালিটি ম্যানুয়াল, এসওপি এবং অপারেশন গাইডলাইনে কোনও পরিবর্তন আনতে চান, আবেদনকারীকে পরিবর্তন করার কারণ উল্লেখ করে "ডকুমেন্ট রিকোয়েস্ট ফর্ম" পূরণ করতে হবে । বিভাগীয় প্রধান পর্যালোচনা করে এবং নিয়ামকের প্রতিনিধি দ্বারা অনুমোদিত হওয়ার পরে এই পরিবর্তন করা হবে ।

৫.৫.২ মান কোয়ালিটি ম্যানুয়াল, এসওপি এবং অপারেশন গাইডলাইনে কোনও পরিবর্তন করার সময়, সংস্করণ নম্বরটি সেই অনুযায়ী পরিবর্তন করতে হবে । সংস্করণ সংখ্যার ক্রম হ'ল এ, বি, সি,… .., জেড, এএ, এবি,… .. এবং আরও অনেক কিছু ।

৫.৫.৩ সংস্করণটি আপডেট হওয়ার পরে, অনুমোদনের প্রক্রিয়া উপরের ৫.৩ ধারা অনুযায়ী কার্যকর করা হবে । বিতরণ প্রক্রিয়াটি ধারা ৪.৪ অনুসারে হবে, অফিস "নিয়ন্ত্রিত নথির বিতরণ তালিকায়" তালিকাভুক্ত বিভাগগুলিতে আপডেট হওয়া নথিগুলি বিতরণ করবে এবং প্রতিটি বিভাগ থেকে মেয়াদোত্তীর্ণ নথি সংগ্রহ করবে ।

৫.৫.৪ আবেদনকারী "পরিবর্তন অনুরোধ ফর্ম পূরণ করুন", তারপরে "সংশোধন / বাতিল করা" নথিটি এক সাথে বিভাগের প্রধানের কাছে পর্যালোচনা করার জন্য এবং তারপরে অনুমোদনের জন্য নিয়ন্ত্রকের কোনও প্রতিনিধিকে জমা দেয় ।

৫.৫.৫ সংশোধন এবং ফর্ম বাতিলকরণ

ক. ভার সংশোধন ও বাতিল করার নিয়ম

1) কোনও দলিল সংশোধন করার সময়, সংস্করণ নম্বরটি এ, বি, সি,… .., জেড, এএ, এবি,… .. এবং এর ক্রম অনুসারে আপডেট করা দরকার ।

2) সংস্করণ নং। দলিল বাতিল হলে স্থগিত করা হয় ।

খ. নিয়ন্ত্রকের প্রতিনিধির "পরিবর্তনের অনুরোধ ফর্ম" এর মধ্যে বর্ণিত পরিবর্তনের সিদ্ধান্ত গ্রহণের অধিকার কার্যকর হবে কিনা তা কার্যকর করার অধিকার রয়েছে । পরিবর্তনটি অনুমোদিত হয়ে গেলে, সংশোধিত নথিটি নিয়ন্ত্রণ করতে এবং সংশ্লিষ্ট বিভাগগুলিতে আরও বিতরণের জন্য অফিসে প্রেরণ করা হয় ।

গ. যে কোনও নতুন / বহিষ্কারকৃত নথি অবশ্যই অবিলম্বে "নিয়ন্ত্রিত নথির তালিকাতে" রেকর্ড করা উচিত ।

ঘ. নতুন দলিল থাকার / নথির অতিরিক্ত প্রয়োগের প্রয়োগ কার্যকর হয়ে গেলে, পুরানো নথিটি তত্ক্ষণাত বাতিল করে দেওয়া হবে ।

ঙ. যদি পুরানো সংস্করণ ফর্মের বিষয়বস্তুগুলি মূলত নতুন সংস্করণের মতো হয় তবে ব্যবহারকারীরা এখনও অবধি পুরানো সংস্করণ ফর্মগুলি ব্যবহার করতে পারবেন ।

5.6 Document Request

5.6.1 When a document is lost, serious damaged or under other circumstances (e.g. provided to client, etc.), the applicant has to fill up “Document Request Form”, pass it to his department head to review and representative of controller for approval in order to collect a new document. Office would collect the old / damaged document and destroy it. Office also need to update the issuance record.

৫.৬ নথি অনুরোধ

৫.৬.১ যখন কোনও নথিটি হারিয়ে যায়, গুরুতরভাবে ক্ষতিগ্রস্থ হয় বা অন্য পরিস্থিতিতে (যেমন ক্লায়েন্টকে সরবরাহ করা হয়), আবেদনকারীকে "ডকুমেন্ট রিকোয়েস্ট ফর্ম" পূরণ করতে হয়, তার দপ্তরের প্রধানের কাছে পর্যালোচনা ও প্রতিনিধি হিসাবে জমা দিতে হয় নতুন দস্তাবেজ সংগ্রহের জন্য অনুমোদনের জন্য নিয়ামক একটি অফিস পুরানো / ক্ষতিগ্রস্থ দলিল সংগ্রহ করে তা নষ্ট করে দেবে । অফিস জারি রেকর্ড আপডেট করা প্রয়োজন ।

5.7 Control of External Document

5.7.1 External document refers to the non-in-house document or information received by any department, e.g. national standard, law and regulation, tech pack that provided by client, etc.

5.7.2 About the level 3 document and tech pack provided by the client, the responsible person of the receiving department should verify it, then put an “External Document” chop onto the document and then use it. The issuance procedure is the same as other controlled documents. The original document should be controlled and kept properly at the same time; it should be recorded in Master List of Document with highlighting it is an external document.

৫.৭ বাহ্যিক নথির নিয়ন্ত্রণ

৫.৭.১ বাহ্যিক নথিটি অভ্যন্তরীণ নথি বা কোনও বিভাগের প্রাপ্ত তথ্যগুলিকে বোঝায়, যেমন। জাতীয় মান, আইন এবং নিয়ন্ত্রণ, ক্লায়েন্ট দ্বারা সরবরাহ করা প্রযুক্তি প্যাক, ইত্যাদি ।

৫.৭.২ ক্লায়েন্ট কর্তৃক প্রদত্ত স্তর ৩ নথি এবং প্রযুক্তি প্যাক সম্পর্কে, প্রাপ্ত বিভাগের দায়িত্বশীল ব্যক্তির এটি যাচাই করা উচিত, তারপরে নথিতে একটি "বাহ্যিক ডকুমেন্ট" চপ লাগিয়ে ব্যবহার করা উচিত । জারি করার পদ্ধতিটি অন্যান্য নিয়ন্ত্রিত নথির মতোই মূল নথিটি হওয়া উচিত । নিয়ন্ত্রিত এবং সঠিকভাবে রাখা একই সময়ে, এটি বাহ্যিক নথি হাইলাইট করার সাথে ডকুমেন্টের মাস্টার তালিকায় রেকর্ড করা উচিত ।

5.8 Management and Update of Document

5.8.1 No one is allowed to amend and lend the controlled documents. Everyone should ensure all controlled documents are clear, neat and complete;

5.8.2 Should there be any changes to the company’s internal procedure, external law, and regulation and standard, the responsible person should amend the corresponding documents timely.

৫.৮ নথির পরিচালনা ও আপডেট

৫.৮.১ কাউকে সংশোধন করার অনুমতি দেওয়া হয়নি এবং নিয়ন্ত্রিত দস্তাবেজগুলি ধার দিন প্রত্যেকের নিশ্চিত হওয়া উচিত যে সমস্ত নিয়ন্ত্রিত নথি পরিষ্কার, ঝরঝরে এবং সম্পূর্ণ;

৫.৮.২ কোম্পানির অভ্যন্তরীণ পদ্ধতি, বাহ্যিক আইন, নিয়ন্ত্রণ ও মানদণ্ডে কোনও পরিবর্তন হওয়া উচিত, দায়িত্বশীল ব্যক্তির যথাসময়ে সংশ্লিষ্ট নথিগুলি সংশোধন করা উচিত ।