Prerequisite for QMS. | কিউ এম এস এর পূর্ব শর্ত

Prerequisite for QMS: QMS is a management system that has to follow certain formulas or assumptions in order to be successful, otherwise the desired result cannot be achieved. Let us know what those formulas and assumptions are.

কিউ এম এস এর পূর্ব শর্তঃ কিউ এম এস একটি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম যা সফল্ভাবে প্রয়োগ করতে গেলে কিছু সূত্র বা অনুমিতির অনুসরণ করতে হয়, অন্যথায় কাঙ্ক্ষিত ফলাফল অর্জন সম্ভব নয়। আসুন জানি সেই সূত্র ও অনুমিতি গুলো কি।

Committed Top Management: The most important thing you need to get the benefits of QMS is a committed top management. That management will directly use QMS as a tool to run their own organization. Since the subject of QMS is intertwined with every section of an organization. But in most cases, the management hires an MR (Management Representative / QMS Responsible). This MR has the title of Officer / Executive or Top Manager. Management thinks this guy will do everything for me. If this person wants the cooperation or more intervention of the management, we will put everything in the management or you will do the work. He also doesn't go to the management very much in need of a job. Since his work is in all the departments, some days he will go around the heads of the departments and it will take, it will take, etc. At this time the ego of the head of the department woke up. Why am I going to do so much with your words? I am AGM, GM, head of a department, etc.! Helpless MR then got tired of running for some time and made a fake report and absolved himself of his responsibility. Audit or certification companies take fake money and go away with the certificate after seeing the fake reports. Management hung a signboard at the gate of his organization to express his satisfaction. In this way days go by, months go by, years come but QMS does not bring any result. After the imperfection, the poor signboard has everything QMS.

This system has to be broken to get the actual results of QMS. Top management will have to take the responsibility of QMS. To ensure the accountability of each department. QMS Responsible will follow-up and assist them with all kinds of information and data. Only then is it possible to achieve the actual result of QMS.

In other words, there is no alternative to dedicated top management for the successful implementation of QMS and its results.

প্রতিশ্রুতিবদ্ধ টপ ম্যানেজমেন্টঃ  কিউ এম এস এর সুফল পেতে গেলে সবচেয়ে বেশি যে জিনিসটি প্রয়োজন তা হল একটি প্রতিশ্রুতিবদ্ধ টপ ম্যানেজমেন্ট। যে ম্যানেজমেন্ট সরাসরি কিউ এম এস কে নিজেদের প্রতিষ্ঠান পরিচালনার হাতিয়ার হিসেবে ব্যাবহার করবে। যেহেতু কিউ এম এস বিষয়টা একটি প্রটিষ্ঠানের প্রতিটি বিভাগ বা সেকশনের সাথে জরিত। কিন্তু বেশির ভাগ ক্ষেত্রে যেটা হয় সেটা হল, ম্যানেজমেন্ট একজন এম আর (ম্যানেজমেন্ট রিপ্রেজেন্টেটিভ / কিউ এম এস রেসপন্সিবল) নিয়োগ দেয়। এই এম আর এর পদবী থাকে অফিসার/ এক্সিকিউটিভ বা সর্বোচ্চ ম্যানেজার। ম্যানেজমেন্ট মনে করে এই লোক আমার সব করে দিবে। এই লোক ম্যানেজমেন্টের সহযোগিতা বা বেশী হস্তক্ষেপ চাইলে ম্যানেজমেন্ট বলে আমরা সব করলে তোমারে রাখছি ক্যান বা তোমার কাজ কি আমি করে দিব ইত্যাদি। চাকরীর প্রয়োজনে সেও আর ম্যানেজমেন্টের কাছে খুব বেশি যায়না। তার কাজ যেহেতু সকল বিভাগেই আছে তাই কিছু দিন সে বিভাগীয় প্রধানদের পিছনে ঘুরঘুর করে এটা লাগবে, ওটা লাগবে ইত্যাদি। এ সময় বিভাগীয় প্রধান গনের ইগো জেগে ওঠে। আমি কেন আপনার কথায় এত সব করতে যাব? আমি এ জি এম, জি এম, একটা বিভাগের প্রধান, ইত্যাদি! নিরুপায় এম আর তখন কিছুদিন দৌড়াদৌরি করে ক্লান্ত হয়ে ফেক রিপোর্ট বানিয়ে তার দায় সারে। অডিট বা সার্টিফিকেশন কোম্পানিগুলো কতগুলো টাকা নিয়ে ভুয়া রীপোর্টগুলো দেখে সন্তুষ্টির ধোয়া তুলে সার্টিফিকেট দিয়ে চলে যায়। ম্যানেজমেন্ট তার প্রতিষ্ঠানের গেটে একটা সাইনবোর্ড ঝুলিয়ে তৃপ্তির ঢেকুর তুলে। এভাবে দিন যায়, মাস যায়,‌ বছর আসে কিন্তু কিউ এম এস এর কোন ফলাফল আসেনা। অপূর্ণতা নিয়ে পরে থাকে বেচারা সাইনবোর্ড সর্বস্ব কিউ এম এস।

কিউ এম এস এর প্রকৃত ফলাফল পেতে গেলে এই ব্যাবস্থাটা ভাঙ্গতে হবে। কিউ এম এস এর দায়ীত্ব নিতে হবে টপ ম্যানেজমেন্টকেই। নিশ্চিত করতে হবে প্রতিটি বিভাগের জবাবদিহীতা। আর তাদেরকে সব ধরনের তথ্য উপাত্য দিয়ে রিকোয়ারমেন্ট গুলো ফলো-আপ করে সহযোগিতা করবে কিউ এম এস রেসপন্সিবল। তাহলেই সম্ভব কিউ এম এস এর প্রকৃত ফলাফল অর্জন।

অর্থাৎ কিউ এম এসের সফল প্রয়োগ ও তার ফল প্রাপ্তির জন্য ডেডিকেটেড টপ ম্যানেজমেন্টের বিকল্প নাই।

User-Friendly Simple System: Process, Procedure, Routine, Documentation, Database, Analysis, etc. of QMS should be arranged considering the level of education and skills of those who will use it so that everyone can understand, follow or use it.

ব্যাবহারকারী বান্ধব সহজ সিস্টেমঃ  কিউ এম এস এর প্রসেস, প্রসিডিউর, রুটিন, ডকুমেন্টেশন, ডাটাবেজ, এনালাইসিস ইত্যাদি যারা ব্যাবহার করবে তাদের শিক্ষা ও দক্ষতার স্তর বিবেচনা করে এমনভাবে সাজাতে হবে যাতে সবাই বুঝতে, অনুসরন করতে বা ব্যাবহার করতে পারে।

Clear distribution of responsibilities: There are many large organizations in our country that do not have a specific job description. Even if there are some places, it is the responsibility of the whole group. Whoever works like that, pushes away with work. Each position in an organization must have a specific job description with a separate KPI, which must be explained to them at the time of appointment and signed and saved in a personal file and given to the employee.

দায়ীত্বের সুস্পষ্ট বন্টনঃ আমাদের দেশে এমন অনেক বড় বড় প্রতিষ্ঠান আছে যেখানে সুনির্দিষ্ট জব ডেসক্রিপশন নাই। কিছু কিছু যায়গায় থাকলেও তা নিতান্ত দায় সারা গোছের। যে যার মত কাজ করে, কাজ নিয়ে চলে ঠেলাঠেলি। একটি প্রতিষ্ঠানের প্রতিটি পদের জন্য আলাদা কে পি আই সহ সুনির্দিষ্ঠ জব ডেসক্রিপশন থাকতে হবে, যা তাদেরকে নিয়োগের সময় বুঝিয়ে দিতে হবে এবং সাক্ষর করে এক কপি পারসোনাল ফাইলে সংরক্ষন করতে হবে এবং কপি কর্মীকে দিতে হবে।

Ensuring the Necessary Skills: There are many organizations that may have produced very good quality job descriptions that have been delivered and properly preserved but have hired people who are incompetent, some relatives, some friends, some locals. Who are hindering progress in the organization through various complications. The real work or talented people are getting lost in the oil and oil competition. Therefore, the desired success will not come unless you can ensure the required skills through training at the time of recruitment or later if you are not able to know the job and retain the talented people.

প্রয়োজনীয় দক্ষতা নিশ্চিত করণঃ অনেক প্রতিষ্ঠান আছে যারা হয়ত খুব ভাল মানের জব ডেসক্রিপশন তৈরী করেছে সেটা সরিবরাহ ও যথাযথ সংরক্ষনও করেছে কিন্তু লোক নিয়োগ দিয়ে রেখেছে অদক্ষ, কারো আত্নীয়, কারো বন্ধু, কারো এলাকার লোক। যারা প্রতিষ্ঠানে নানা জটিলতার মাধ্যমে অগ্রগতিকে বাধাগ্রস্থ  করছে। তেলবাজি আর অশুভ প্রতিযোগিতার ভিরে হারিয়ে যাচ্ছে প্রকৃত কাজ জানা বা প্রতিভাবানরা। কাজেই নিয়োগের সময়েই বা পরবর্তিতে প্রশিক্ষনের মাধ্যমে প্রয়োজনীয় দক্ষতা নিশ্চিত করতে না পারলে, কাজ জানা ও প্রতিভাবানদের ধরে রাখতে না পারলে কাঙ্ক্ষিত সাফল্য আসবেনা।

Data storage, analysis, and use: Now is the time for data mining. The more information one has, the more one can analyze and come very close to reality and make a decision. Therefore, it is necessary to determine what information is needed, to store information properly, to make decisions based on analysis and data, not to make inferences.

তথ্য সংরক্ষন, বিশ্লেষন ও ব্যাবহারঃ এখন সময়টাই হচ্ছে তথ্য উপাত্যের। যার কাছে যত বেশি তথ্য আছে সে তত বেশি বিশ্লেশন করে বাস্তবতার খুব কাছাকাছি গিয়ে সিদ্ধান্ত নিতে পারছে। কাজেই কি কি তথ্য প্রয়োজন তা নির্ধারণ, সঠিকভাবে তথ্য সংরক্ষন, বিশ্লেষন ও তথ্য-উপাত্যের ভিত্তিতে সিদ্ধান্ত গ্রহন নিশ্চিত করতে হবে, অনুমান নির্ভর সিদ্ধান্ত নেয়া যাবেনা।

Evaluation: After a certain period of time, every person, process, or system of the organization has to be evaluated through a specific process based on the stored data and results. But in most of the institutions in our country, evaluation is done on the basis of the face-to-face performance or very recent performance without any specific process, data, or data. Which is one of the obstacles in the way of successful implementation of QMS.

মুল্যায়নঃ একটি নির্দিষ্ট সময় পরে প্রতিষ্ঠানের প্রতিটি ব্যাক্তি, প্রসেস বা সিস্টেমকে সংরক্ষিত তথ্য উপাত্য বা ফলাফলের ভিত্তিতে  একটি সুনির্দিষ্ঠ প্রকৃয়ার মধ্য দিয়ে মুল্যায়ন করতে হবে। কিন্তু আমাদের দেশে বেশিরভাগ প্রতিষ্ঠানে কোন সুনির্দিষ্ঠ প্রকৃয়া, তথ্য উপাত্য ছাড়াই কেবল মাত্র মুখ দেখে বা অতি সাম্প্রতিক পারফরমেন্সের ভিত্তিতে মুল্যায়ন করা হয়। যা কিউ এম এস এর সফল প্রয়োগের পথে অন্যতম অন্তরায়।

So if one really wants to implement QMS, one must first ensure the goodwill of the management as well as other things. We have to make sure that QMS is for development and not because of the need of the buyer.

সুতরাং কেউ যদি প্রকৃত অর্থেই কিউ এম এস প্রয়োগ করতে চায় তবে সবার আগে ম্যানেজমেন্টের সদিচ্ছার পাশাপাশি অন্যান্য বিষয়গুলো নিশ্চিত করতে হবে। নিশ্চিত করতে হবে ক্রেতার প্রয়জনে বা চাহিদার কারনে নয় উন্নয়নের জন্য কিউ এম এস আমরা কিউ এম এস করিছি।

Next, we will discuss the principles of QMS. I look forward to your thoughtful feedback. Thanks for taking the time to read.

পরবর্তিতে আমরা কিউ এম এসের নীতি সমুহ নিয়ে আলোচনা করব। আপনাদের সুচিন্তিত মতামত আশা করছি। সময় নিয়ে পড়ার জন্য ধন্যবাদ।

Hope this article will help you to know about the Quality Management System (QMS).